Wenn Sie im Outlook-Kalender eine Besprechungsanfrage als Serie einrichten
(zum Beispiel für ein Meeting, das jeden Montag um 10 Uhr stattfinden soll) und Sie die Besprechungsanfrage anschließend an die Teilnehmer senden, kann es passieren, dass Sie von den Teilnehmern Zu- oder Absagen für die komplette Besprechungsserie erhalten. Dabei wäre es für Sie vorteilhafter, wenn Ihnen die Teilnehmer zu jedem einzelnen Termin der Besprechungsserie eine Zu- oder Absage schickten. Dann könnten Sie beispielsweise einen Tag vorher nachschauen, wer an der Besprechung teilnimmt.
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Um das zu erreichen, müssen Sie an Ihrer gewohnten Verfahrensweise eigentlich gar nichts ändern: Erstellen Sie wie gewohnt die Besprechungsanfrage und wählen Sie die Teilnehmer aus. Klicken Sie dafür auf den Button TEILNEHMER EINLADEN in der oberen Zeile und wählen Sie die Teilnehmer in Ihren Outlook-Kontakten aus. Vergessen Sie nicht, das gewünschte Serienmuster einzurichten. Dann senden Sie die Besprechungsanfrage und warten, bis die Antworten in Ihrem Posteingang eintreffen. Diese Antworten beziehen sich auf die gesamte Besprechungsserie. Bei Teilnehmern, die zusagen, wird die Besprechung automatisch in deren Kalender eingetragen – und zwar genau wie bei Ihnen als eine Serie von Terminen, die sich regelmäßig wiederholen.
Jeder Teilnehmer kann dann die Einzeltermine der Besprechungsserie öffnen. Dazu genügt ein Doppelklick auf den betreffenden Eintrag in seinem Kalender. Outlook präsentiert dann zunächst ein Dialogfenster, in dem der Teilnehmer auswählen kann, ob der Einzeltermin oder die gesamte Besprechungsserie geöffnet werden soll. In diesem Fall muss der Meetingteilnehmer die Option DIESES SERIENELEMENT ÖFFNEN bestätigen.
Nach Bestätigung mit OK erscheint das Terminfenster. Es enthält die üblichen Schaltflächen für Besprechungsanfragen (ZUSAGEN, MIT VORBEHALT, ABLEHNEN). Diese Schaltflächen beziehen sich nur auf den aktuellen Einzeltermin der Besprechungsserie.
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So kann jeder Meetingteilnehmer einen Besprechungstermin der Besprechungsserie separat absagen. Sie selbst können mit einem Klick auf das Register TERMINPLANUNG individuell für jeden einzelnen Termin der Besprechungsserie prüfen, welche Teilnehmer zugesagt oder abgesagt haben. Dafür klicken Sie auf den Einzeltermin in Ihrem Outlook-Kalender und bestätigen auch die Option DIESES SERIENELEMENT ÖFFNEN. In dem geöffneten Terminfenster wird Ihnen dann der Reiter TERMINPLANUNG angezeigt.
Diese Besprechungsplanung funktioniert nur, wenn Sie sich darauf verlassen können, dass alle Teilnehmer ihre Teilnahme am Meeting kurz vorher bestätigen oder absagen. Notfalls müssen Sie einen Tag vorher eine separateErinnerungsnachricht verschicken. Es ist nicht sinnvoll, wenn Sie schon in der Besprechungsanfrage eine Erinnerungszeit eintragen, denn diese wird in den Kalendern der Teilnehmer ignoriert. Outlook verwendet immer die dort üblichen Standardeinstellungen für Erinnerungen.