So geht's ganz schnell in Outlook: Überzeugende und raffinierte Tipps rund um Outlook und E-Mails, Teil II

Weiter geht's mit unserer kleinen Reihe zur optimalen und effizienten Handhabung von Outlook.

Tipp 4: So machen Sie Word-Texte und Excel-Tabellen zu E-Mails, Aufgaben, Terminen …

Wenn Sie einen Word-Text oder eine Excel-Tabelle als E-Mail senden wollen oder daraus einen Termin oder eine Aufgabe machen möchten, geht dies in drei einfachen Schritten.

1. Markieren Sie den Text in Word oder die Tabelle in Excel und übernehmen Sie die Markierung mit [Strg]+[C] in die Zwischenablage.
2. Wechseln Sie in den POSTEINGANG von Outlook (oder in einen anderen E-Mail-Ordner beziehungsweise KONTAKTE- oder AUFGABEN-Ordner).
3. Dafür fügen Sie dort den Inhalt der Zwischenablage mit [Strg]+[V] ein.

Es wird automatisch eine neue E-Mail, Aufgabe oder ein neuer Termin erstellt. Die E-Mail, Aufgabe oder der Termin enthält bereits den Inhalt der Zwischenablage. Sie ersparen sich also das Öffnen einer neuen E-Mail, Aufgabe etc.

Alle 13 Power-Tipps, die Sie sicher sofort nutzen möchten, finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel O52 "Outlook, 13 raffinierte Tipps".

Tipp 5: Überblick – wie Sie die Liste aller Aktivitäten zu einem Kontakt drucken

In den KONTAKTEN gibt es eine sehr interessante, leider wenig genutzte Möglichkeit, sich alle Aktivitäten zu dem ausgewählten Kontakt anzeigen zu lassen. Das können E-Mails, Termine, Aufgaben, Notizen etc. sein. Wenn Sie einmal sehen wollen, welche Aktivitäten Sie zu einem bestimmten Kontakt durchgeführt haben, öffnen Sie den Kontakt und klicken das Register AKTIVITÄTEN an. Alle Aktivitäten werden in einer Liste zusammengestellt und angezeigt.

Es werden alle E-Mails, Termine, Aufgaben etc. zu diesem Kontakt angezeigt. Wenn Sie nun diese Aktivitätenliste ausdrucken möchten, haben Sie ein Problem: Über DATEI   DRUCKEN (oder mit [Strg]+[P]) wird nur der Ausdruck im MEMOFORMAT angeboten. Das bedeutet: Es wird also nur das markierte Element in der Liste gedruckt, nicht aber die gesamte Liste der Aktivitäten. Wenn ein Element in der Aktivitätenliste markiert ist, wird nur dieses im Memoformat ausgedruckt.

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Mit diesem Trick funktioniert der Listendruck:

1. Sortieren Sie bei Bedarf die Liste der Aktivitäten. Klicken Sie dafür in die Spaltenbeschriftung oder wählen Sie im Feld ANZEIGEN das gewünschte Element (E-Mails, Notizen, Aufgaben etc.) aus.
2. Markieren Sie anschließend alle Einträge, die Sie drucken wollen. Wenn Sie die gesamte Liste drucken möchten, markieren Sie alle Einträge mit [Strg]+[A]. Das ist der Trick: Wenn Sie nur ein Element markieren und den Druckbefehl über das Kontextmenü geben (mit Rechtsklick), wird nur das markierte Element gedruckt, und zwar im MEMOFORMAT. Das sehen Sie auch im Kontextmenü: Ist nur ein Element markiert, fehlen hinter dem Menüpunkt Drucken drei Punkte. Sind mindestens zwei Einträge markiert, hat der Menüpunkt noch drei Punkte (Drucken…), und Sie können dann eine Liste der markierten Aktivitäten ausdrucken.
3. Wenn Sie nun den Menüpunkt DRUCKEN…anklicken, haben Sie in der Drucken-Dialogbox die beiden Möglichkeiten TABELLENFORMAT und MEMOFORMAT.
4. Mit OK drucken Sie die Aktivitätenliste aus.