So gelingt Ihnen das Adressieren Ihrer Weihnachtspost in diesem Jahr ganz leicht, Teil I

Im Idealfall beschriften Sie jeden Umschlag mit der Hand – das hat Stil und ist wirklich persönlich. Doch bei 50 Karten und mehr ist das nicht mehr zumutbar. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Umschläge ganz einfach mit Ihren Outlook-Kontakten beschriften – ohne dass es Sie Zeit und Nerven kostet.

So erhalten nur die gewünschten Empfänger die Weihnachtspost

Da Outlook-Kontaktordner oftmals mehrere hundert Adressen enthalten, aber nur selten alle Kontakte für die Weihnachtspost infrage kommen, müssen Sie die Auswahl in Outlook entsprechend einschränken. Das erreichen Sie mit den flexiblen Filterkriterien für Ihren Outlook-Kontaktordner.

Die Filterkriterien reduzieren die angezeigten Kontakte auf die Einträge, die Sie für Ihre Weihnachtskorrespondenz benötigen. Keine Sorge, die anderen Kontakte sind danach nicht verschwunden! Sie werden nur nicht mehr auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie das Filterkriterium später löschen, stehen Ihnen wieder alle Kontakte zur Verfügung.

Mit diesen 5 Schritten picken Sie die Empfänger der Weihnachtspost heraus

1. Wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner, der die gewünschten Empfänger enthält.
2. Öffnen Sie das Menü ANSICHT und – nur wenn Sie mit Outlook 2003 arbeiten – auch noch das Menü ANORDNEN NACH. Danach wählen Sie AKTUELLE ANSICHT und im aufklappenden Menü AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN an.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTERN.
4. Nutzen Sie die daraufhin angezeigten Filteroptionen, um die Adressenliste auf die Empfänger der Weihnachtspost zu beschränken. Wenn Sie den Kontakten Kategorien zugewiesen haben, können Sie die Liste zum Beispiel auf die "Hauptkunden" reduzieren. Natürlich ist auch eine Kombination mehrerer Kriterien möglich, etwa um nur die "Hauptkunden" aus "Hamburg" einzubeziehen.
5. Bestätigen Sie sowohl das Dialogfenster mit den Filterkriterien als auch das Dialogfenster mit den Schaltflächen zur Ansichtsdefinition mit OK.

Auf dem Bildschirm sehen Sie jetzt nur noch die Empfänger, die einen Weihnachtsgruß erhalten sollen.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp:So filtern Sie einzelne Empfänger heraus
Wenn Sie nur eine geringe Zahl von Weihnachtspostempfängern haben, markieren Sie diese direkt, ohne erst einen Filter anzuwenden. Zum Markieren mehrerer Kontakte klicken Sie sie einfach bei gedrückter STRG-Taste mit der linken Maustaste an.

Warum Sie auf keinen Fall Etiketten für Ihre Weihnachtspost verwenden sollten, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel W7 "Weihnachtspost adressieren".

So kommen die Adressen auf die Umschläge Ihrer Weihnachtspost

Nachdem Sie die Adressenanzeige Ihres Kontaktordners auf die wesentlichen Einträge beschränkt (gefiltert) haben, starten Sie den Druck der Umschläge direkt aus Outlook:

1. Wechseln Sie in den Kontaktordner.
2. Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl SERIENDRUCK an.
3. Im folgenden Dialogfenster stellen Sie die Optionen für den Umschlagdruck ein. Die Option ALLE KONTAKTE IN AKTUELLERANSICHT ist korrekt, wenn Sie die Empfänger der Weihnachtspost per Filter ausgewählt haben. Falls Sie einzelne Kontakte gezielt markiert hatten, wählen Sie stattdessen die Option NUR AUSGEWÄHLTE KONTAKTE. Von den restlichen Einstellungen müssen Sie nur den Eintrag im Dropdown-Listenfeld DOKUMENTTYP ändern. Stellen Sie die Option UMSCHLÄGE ein. Danach klicken Sie auf OK.
4. Sie gelangen automatisch zu einem neuen Dokument in Word. Dort weist Sie entweder ein einfaches Meldungsfenster oder der Office-Assistent auf die weitere Vorgehensweise hin. Bestätigen Sie die Angaben mit OK beziehungsweise VOLLSTÄNDIGES SETUP.
5. Klicken Sie im Fenster des Seriendruck-Managers auf die Schaltfläche EINRICHTEN.
6. Wählen Sie die Größe des von Ihnen verwendeten Umschlags im Dropdown-Listenfeld UMSCHLAGFORMAT aus. Word stellt eine Vielzahl von Standardgrößen zur Verfügung. Wenn das passende Format nicht dabei ist, definieren Sie nach Auswahl des Eintrags BENUTZERDEFINIERTES FORMAT eine eigene Umschlaggröße. Bestimmen Sie außerdem Position und Schriftart der Empfänger-/Absenderadresse. Nutzen Sie dafür die entsprechenden Eingabefelder und Schaltflächen. Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Mit dem Maß AUTO wählt Word selbst die optimale Position. Nach Eingabe aller Layoutoptionen klicken Sie auf OK.
7. In Word 2000 können Sie jetzt per Dialogfenster die Seriendruckfelder der Empfängeranschrift auswählen. Da Sie dies genauso gut im Word-Dokument selbst machen können, wurde in den neueren Word-Versionen auf diese Möglichkeit verzichtet. Wenn Sie mit Word 2000 arbeiten, tragen Sie also nur ein oder zwei Seriendruckfelder ein, damit Sie später die noch fehlenden Felder bequemer unter Word einfügen können. Schließen Sie das Dialogfenster dann mit OK.

Wie Sie die Absender- und Empfängeradressen auf dem Briefumschlag platzieren, lesen Sie hier auf Sekada-Daily heute so gegen 11:00 Uhr.