Der größte Zeitfresser bei der Arbeit mit E-Mails ist die Suche nach bereits gelesenen Nachrichten und darin enthaltenen Aufgaben oder Dateianhängen. Am effektivsten gehen Sie Ihre E-Mails in Outlook nach diesem Drei-Punkte-Plan des SekretärinnenBriefeManagers und beugen so unnützem Suchen und wiederholtem Lesen vor:
1. Erstellen Sie in Outlook eine sinnvolle und möglichst schlanke Ordnerstruktur
Bevor Ihr Posteingang als virtuelles Verteilerzentrum an den Start gehen kann, müssen Sie in Outlook zunächst eine Ordnerstruktur schaffen. Nehmen Sie sich dafür etwas Zeit, um zu prüfen, welche und wie viele Ordner Sie benötigen. Outlook bietet Ihnen diese zwei Varianten:
1. Gleichberechtigte Ordner, die Sie über den Befehl DATEI, NEU, ORDNER und einen Klick auf den Eintrag PERSÖNLICHE ORDNER bzw. POSTFACH – IHR NAME in der Outlook-Liste ORDNER SOLL ANGELEGT WERDE UNTER einrichten.
2. Unterordner – herzustellen über den Befehl DATEI, NEU, ORDNER und einen Klick auf den Eintrag POSTEINGANG in der Liste unter ORDNER SOLL ANGELEGT WERDE UNTER.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Die Outlook-Struktur sollte einerseits möglichst all Ihre Projekte mit den dazugehörigen Absendern Ihrer üblichen E-Mail-Korrespondenz abdecken. Andererseits sollte die Liste der Ordner nicht zu lang und die Verschachtelung nicht zu tief sein, um unnötige Klickwege zu vermeiden. Tauschen Sie mit einem Empfänger nur wenige Nachrichten aus, benötigen Sie dafür keinen extra Ordner in Outlook. Je umfangreicher die Korrespondenz zu einem Projekt ist und je mehr Bedeutung das Projekt hat, desto eher ist ein extra Ordner angebracht.
Etwas Zeit in eine sinnvolle Outlook-Ordnerstruktur zu investieren ist aus zwei Gründen wichtig:
- In einer schlanken Struktur können Sie schneller navigieren und haben mehr Überblick.
- Die Anzahl der Regeln, die Sie in weiteren Schritten benötigen (siehe Tipp Nummer 5 auf Seite 10 des vollständigen Beitrags "8 Top-Tipps für Ihr effizientes E-Mail-Management mit den neuen Funktionen von Outlook 2007" des SekretärinnenBriefeManagers), um Ihre E-Mails automatisch zu sortieren und abzulegen, ist im Gesamtvolumen auf 32 KB begrenzt. Sie können also nicht beliebig viele Regeln in Outlook aufstellen. Eine schlanke Struktur braucht weniger Regeln, da weniger Fälle unterschieden werden.
2. Mit dem Outlook-Junk-Filter fangen Sie unerwünschte Spam-E-Mails zuverlässig ab
Eine zuverlässige Hilfe, um unerwünschte Spam-E-Mails direkt abzufangen, ist der Junk-E-Mail-Filter, den Sie individuell konfigurieren können. Wie empfehlen Ihnen, im Menü AKTIONEN, JUNK-E-MAIL, JUNK-OPTIONEN den Grad HOCH zu wählen. Mit dieser Option werden die meisten Spam-Nachrichten zuverlässig von Outlook erkannt.
Beachten Sie: Es kommt gelegentlich vor, dass Nachrichten aus einer Ihnen vertrauten Quelle im Junk-Ordner landen. Diese Irrtümer können Sie Outlook "abgewöhnen", indem Sie in den ersten Wochen nach dem Einstellen der Option HOCH regelmäßig den Junk-Ordner kontrollieren und die versehentlich "eingefangenen" E-Mails mit einem rechten Mausklick als unbedenklich identifizieren. Outlook merkt sich die Adressen und lässt Nachrichten dieses Empfängers beim nächsten Mal ungehindert passieren.
Sie interessieren sich auch für die restlichen 7 Tipps dieses Beitrags? Dann fordern Sie hier Ihr kostenloses Probe-Exemplar des SekretärinnenBriefeManagers an. Den Beitrag "8 Top-Tipps für Ihr effizientes E-Mail-Management mit den neuen Funktionen von Outlook 2007" finden Sie unter der Nummer O850.