Häufig müssen Sie E-Mails an eine bestimmte Gruppe von Empfängern schicken, zum Beispiel, wenn Sie alle Mitarbeiter der Abteilung "Verkauf" anschreiben möchten. In einem solchen Fall müssen Sie nicht mühselig jede einzelne E-Mail-Adresse eingeben oder auswählen. Es geht viel schneller.
Legen Sie sich dazu einfach eine Verteilerliste in Outlook an. So können Sie mehreren Empfängern in einem Arbeitsgang dieselbe E-Mail schicken und stellen zudem sicher, dass Sie niemanden vergessen. Und so geht´s:
Kurze Tipps, Neuigkeiten für Ihre Sekretariatsarbeit und Wichtiges rund um das Thema Korrespondenz lesen Sie in den Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers.
- Rufen Sie in Outlook 98/2000 EXTRAS – ADRESSBUCH auf. In Outlook 2002/2003 wählen Sie DATEI – NEU – VERTEILERLISTE.
- Klicken Sie in Outlook 98/2000 auf die Schaltfläche NEU und wählen Sie dann NEUE GRUPPE bzw. NEUE VERTEILERLISTE.
- Geben Sie in das Textfeld GRUPPENNAME bzw. NAME eine Bezeichnung für die neue Verteilerliste ein, zum Beispiel "Verkaufsabteilung".
- Klicken Sie jetzt in Outlook 98/2000 auf die Schaltfläche MITGLIEDER AUSWÄHLEN, um alle Empfänger der E-Mail festzulegen.
- Klicken Sie im Dialogfenster (GRUPPEN) MITGLIEDER AUSWÄHLEN nacheinander alle Namen an und klicken Sie jeweils auf AUSWÄHLEN oder HINZUFÜGEN bzw. MITGLIEDER, um sie in die Gruppe zu übernehmen.
- Bestätigen Sie am Ende alle Dialogfenster mit OK und schließen Sie das Adressbuch. Wenn Sie allen Mitgliedern der Verkaufsabteilung jetzt eine E-Mail schicken möchten, geben Sie im Feld AN lediglich den Gruppennamen "Verkaufsabteilung" ein.
Das ist schon alles!