Stöhnen Sie in Ihrem Office auch über die Flut von Mitteilungen, die Sie bearbeiten und verwalten müssen?
So schaffen Sie sich Luft:
1. Schalten Sie die automatische Meldung neuer E-Mails aus:
Die ständig eintrudelnde elektronische Post holt Sie immer wieder aus Ihrem Arbeitsrhythmus.
(Outlook: Extras > Optionen > Einstellungen > E-Mail-Optionen > Erweiterte E-Mail-Optionen > Desktopbenachrichtigung anzeigen)
2. Setzen Sie feste Zeiten für IhreE-Mail-Bearbeitung an.
Am besten reservieren Sie morgens und abends eine entsprechende Zeit in Ihrer Tagesplanung. Widerstehen Sie der Versuchung, ständig ins Postfach zu gehen.
3. Legen Sie in Ihrem Postfach sinnvolle Ordner an.
In diese sortieren Sie die E-Mails sofort bei der ersten Sichtung ein. Zum Beispiel: Sofort erledigen, Lesen, Später erledigen, Wiedervorlage mit Monats-Unterordnern, Für Chef, Von Chef, Kunde X, Kollege Y …
Wichtig: Wenn Sie abends das Büro verlassen, ist Ihr Posteingang leer!
(Outlook: Datei > Neu > Ordner)
4. Nutzen Sie die Regelfunktionen Ihres E-Mail-Programms.
Damit werden eintreffende E-Mails automatisch in die Ordner gelegt, die Sie bestimmen, und Sie sparen sich viel Zeit fürs Sortieren.
(Outlook: Extra > Regeln und Benachrichtigungen > E-Mail-Regeln > Neue Regel)
5. Arbeiten Sie E-Mails aus dem Lesen-Ordner einmal in der Woche systematisch ab:
Dabei gilt ähnlich wie beim Arbeiten mit Vorgängen auf Papier: nur einmal auf den Bildschirm, dann die jeweils sinnvolle Aktion: ausdrucken, weiterleiten, Erledigen-Ordner, Papierkorb.
6. Setzen Sie Textbausteine und Muster-E-Mails ein.
Für häufig genutzte Formulierungen und auch ganze E-Mail-Texte nutzen Sie die Signaturfunktion von Outlook:
Extras > Optionen, > E-Mail-Format > Signaturauswahl.
In Ihre E-Mail fügen Sie die Textbausteine dann so ein: Einfügen > Signatur. Dann müssen Sie nur noch den passenden Text auswählen.