80 Prozent der täglichen PC-Arbeit werden Sie in aller Regel mit Word abwickeln. Je professioneller und effektiver Sie damit umgehen, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für andere wichtige Aufgaben. Diese Tipps helfen Ihnen dabei:
Tipp 1
So lassen Sie vermeintliche Zeichendreher nicht mehr automatisch ändern
Mit der Registerkarte AUTOKORREKTUR korrigieren Sie Ihre persönlichen Zeichendreher ganz automatisch. Doch die AutoKorrektur greift auch bei vermeintlichen Zeichendrehern ein und ändert diese ohne Rückfrage – was nun nicht immer gewünscht ist: Der Firmenname „ITS“ wird in das Wort „ist“ oder der Begriff „DNA“ aus der Genetik in das Wort „dann“ korrigiert.
Um das zu unterbinden, gehen Sie wie folgt vor: Löschen Sie einfach vermeintliche Zeichendreher aus der AutoKorrektur-Liste.
1. Wählen Sie EXTRAS-AUTOKORREKTUR und wechseln Sie auf die Registerkarte AUTOKORREKTUR.
2. Suchen Sie den entsprechenden Begriff im linken Teil der Liste, markieren Sie ihn und klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN.
3. Bestätigen Sie dann mit OK. Nach dem Löschen der Zeichenkombination aus der AutoKorrektur-Liste wird der vermeintliche Zeichendreher nicht mehr automatisch korrigiert.
Tipp 2
Mit dieser kaum bekannten Schaltfläche finden Sie in langen Dokumenten blitzschnell wichtige Teile
Haben Sie auch schon einmal verzweifelt nach einer Abbildung, einer Tabelle, einem Kommentar oder einer Fußnote gesucht?
Beim Blättern durch ein umfangreiches Word-Dokument kann das zu einer sehr mühseligen Angelegenheit werden. Versuchen Sie es doch einmal mit den Symbolschaltflächen, die sich unten rechts am Ende der vertikalen Bildlaufleiste befinden.
Sie suchen zum Beispiel ein Bild:
Klicken Sie auf das Symbol BROWSEROBJEKT AUSWÄHLEN. Jetzt erscheint ein kleines Fenster mit Symbolen für verschiedene Objekte.
Klicken Sie auf NACH GRAFIK DURCHSUCHEN. Sie springen sofort zur nächsten Grafik. Weiter geht es, wenn Sie auf den unteren, nun in Blau dargestellten DOPPELPFEIL klicken.
Dasselbe Prinzip können Sie anwenden, wenn Sie zum Beispiel nach einer Überschrift, Tabelle oder Fußnote suchen.
Tipp 3
Wie Sie eine rechtsbündige Nummerierung erzeugen
Fänden Sie es nicht schön, wenn Word bei einer Nummerierung die zweistelligen Zahlen rechtsbündig anordnen, also nach der 9 die 10 so setzen würde, dass die 0 unter der 9 steht? So erreichen Sie das: Markieren Sie
die Tabelle. Wählen Sie FORMATNUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN-ANPASSEN-NUMMERNPOSITION und stellen Sie von links auf rechts um.
Tipp 4
Wie Sie Ihre Unterschrift blitzschnell einfügen
Fügen Sie Ihre Unterschrift über EINFÜGEN-GRAFIK-AUS DATEI ein. Markieren Sie die Unterschrift mit einem Mausklick. Wählen Sie EINFÜGEN-AUTOTEXT-AUTOTEXT. Sie sehen Ihre Unterschrift. Geben Sie im Feld AUTOTEXT-EINTRÄGE
HIER EINGEBEN eine kurze Bezeichnung ein. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN. Sobald Sie jetzt Ihr Kürzel schreiben und die Taste F3 drükken, wird Ihre Unterschrift automatisch in Ihr Dokument eingefügt.
Tipp 5
Wie Sie eine vorhandene Excel-Tabelle in ein Word-Dokument einfügen
Damit Sie Excel-Tabellen auch nach einer Änderung nicht immer wieder neu von Hand einfügen müssen, kann Word Änderungen auch automatisch übernehmen.
1. Markieren Sie Ihre Excel-Tabelle und kopieren sie mit STRG+C.
2. Wechseln Sie zu Word und klicken Sie dann auf BEARBEITEN-INHALTE EINFÜGEN.
3. Wählen Sie VERKNÜPFEN-EXCEL-ARBEITSBLATT OBJEKT.
Nun können Sie Ihre Tabelle in Excel beliebig oft verändern und speichern. Die Änderungen werden von Word XP automatisch übernommen; von Word 2000 erst dann, wenn Sie die Word-Datei das nächste Mal wieder öffnen.
Tipp 6
Wie Sie eine neue Excel-Tabelle direkt in Ihrem Word-Dokument anlegen
Wussten Sie schon, dass Sie eine Excel-Tabelle direkt in Word anlegen können und dass das genauso schnell erledigt ist, als würden Sie eine Word-Tabelle einfügen? Sie müssen lediglich eine andere Symbolleisten-Schaltfläche verwenden:
1. Setzen Sie den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie die Excel-Tabelle einfügen wollen.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Symbolleisten-Schaltfläche MICROSOFT EXCEL-TABELLE EINFÜGEN.
3. Drücken Sie anschließend die linke Maustaste und ziehen Sie dann den Mauszeiger von der Symboleisten-Schaltfläche nach unten rechts. Sie sehen daraufhin ein Gitter, in dem Sie die Ausmaße der Tabelle definieren können. „10 x 4 Tabelle“ bedeutet zum Beispiel, dass die Tabelle zehn Zeilen hoch und vier Spalten breit sein wird.
4. Lassen Sie die Maustaste los, sobald die gewünschten Tabellenmaße erreicht sind.
5. Word legt jetzt automatisch eine Excel-Tabelle an, was Sie unter anderem an der Darstellung der Zeilenköpfe und am eingeblendeten Gitternetz erkennen können. Geben Sie anschließend die gewünschten Formeln ein.
Tipp 7
Endlich können Sie die Funktionstasten optimal nutzen
Über die Funktionstasten F1 bis F12 können Sie viele Funktionen schnell und einfach abrufen. So reicht beispielsweise ein Druck auf F12, um das aktuelle Dokument unter einem anderen Namen zu speichern.
Außerdem können die Funktionstasten mit den Zusatztasten Umschalt, Strg oder Alt gedrückt werden, sodass Sie etwa 50 verschiedene Funktionen abrufen
können. So viele Kombinationen im Kopf zu behalten ist unmöglich.
Das Problem: Im Gegensatz zu anderen Funktionen, bei denen das Tastaturkürzel rechts im Menü angezeigt wird, fehlen diese Hinweise bei „Funktionstasten- Funktionen“ nahezu vollständig. So finden Sie zum Beispiel keinen Hinweis, dass Sie SPEICHERN UNTER auch per Funktionstaste F12 aufrufen können. Damit Sie trotzdem die Übersicht behalten und sich die Belegung langsam einprägen können, nutzen Sie diesen Trick:
1. Wählen Sie EXTRAS-ANPASSEN.
2. Gehen Sie auf die Registerkarte „Symbolleisten“.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag „Funktionstastenanzeige“.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIEßEN. Word zeigt nun eine spezielle Symbolleiste mit Symbolen von F1 bis F12 an, die pro Funktionstaste die dazugehörige Funktion angibt. Wenn Sie eine der Zusatztasten Umschalt, Strg oder Alt oder Kombinationen dieser Zusatztasten drücken, passt sich die Symbolleiste automatisch an.