Word, Outlook und Excel sind Programme mit denen Sie jeden Tag arbeiten und deren Standardfunktionen Sie im Schlaf beherrschen. Aber ab und zu reichen diese Standardfunktionen aber nicht aus und die Suchen nach einer Lösung kann Sie jede Menge Zeit kosten.
Mit den aktuellen EDV-Tipps in jeder Ausgabe des Newsletters Office Korrespondenz aktuell sparen Sie garantiert viel Zeit und schonen Ihre Nerven.
Word: Speichern Sie Dateien automatisch in Ihrem Wunschordner
Sie haben in Word Ihre Ordnerstruktur eingerichtet. Nun muss Word "lernen", dass alle Dokumente in diese Ordner gespeichert werden sollen.
So geht´s:
- Öffnen Sie in Word das EXTRA-MENÜ und wählen Sie OPTIONEN aus.
- Wechseln Sie zum Register SPEICHERORT FÜR DATEIEN. Die erste Zeile "Dokumente c:Eigene Dateien" ist markiert.
- Klicken Sie auf ÄNDERN. Das Fenster "Ablage bearbeiten" wird geöffnet.
Hier wählen Sie den Ordner aus, in dem Word die Dokumente standardmäßig ablegen soll. Bei der Datenspeicherung können Sie die Unterordner einfach per Mausklick öffnen.
- Haben Sie den richtigen Ordner in Word gefunden, klicken Sie darauf, sodass er markiert ist.
- Über OK schließen Sie das Fenster und wiederum über OK wird das Optionen-Fenster geschlossen. Diesen Ordner wird Word Ihnen beim Speichern vorschlagen.
Excel: So richten Sie Dezimalzahlen in einer Tabelle am Komma aus
Wenn Sie in Excel mit Werten in Tabellen arbeiten, die unterschiedlich viele Dezimalstellen oder Stellen vor dem Komma haben, wünschen Sie sich sicher häufig eine Darstellung, bei der die Zahlen nicht rechtsbündig, sondern am Komma ausgerichtet sind. Das ist deutlich übersichtlicher.
Benutzerdefiniert geht’s auch mit Excel
Standardmäßig bietet Excel ein solches Format leider nicht an. Sie können aber ein benutzerdefiniertes Zahlenformat einsetzen, um Dezimalzahlen am Komma auszurichten.
Markieren Sie dazu in Ihrer Excel-Tabelle die auszurichtenden Zellen. Rufen Sie im Menü FORMAT den Befehl ZELLEN auf. In der entscheidenden Dialogbox aktivieren Sie dann im Register ZAHLEN die Kategorie BENUTZERDEFINIERT. In das Eingabefeld FORMATE tragen Sie nun die folgenden Zeichen ein:
#.##0,?????
Dabei muss die Zahl der Fragezeichen der maximalen Zahl von Nachkommastellen in den markierten Zellen entsprechen. Das bestätigen Sie mit OK. Excel richtet nun alle markierten Zahlen nach dem Komma aus.