Sicher kennen Sie das auch: Der Vortragende möchte mal wieder alle Informationen in mehreren Ebenen auf einer PowerPoint-Folie unterbringen. Sie wissen, dass dies fürs Publikum eine Zumutung ist. Vermeiden Sie solche „Konflikte“, indem Sie die Informationen geschickt verteilen und zudem noch übersichtlich strukturieren.
Weiter geht’s mit der speziellen PowerPoint-Serie auf der Basis des Sekretärinnen-Handbuch Beitrags „Wie Sie eindrucksvolle Präsentationen erstellen und Ihren Chef und dessen Zuhörer begeistern“. Wenn Sie alle PowerPoint-Tipps aber schon jetzt brauchen und die nächsten Wochen nicht abwarten möchten, können Sie den vollständigen Beitrag hier – zusammen mit Ihrem Gratis-Kennenlernexemplar des Sekretärinnen-Handbuchs – kostenlos anfordern. Nun aber weiter im heutigen Tipp:
Im Beispiel sollen die Schritte bei der Umstellung auf Office 2010 inklusive der Details auf einer Folie präsentiert werden. Doch wie lassen sich 13 Zeilen in zwei Ebenen übersichtlich auf eine Folie bringen? Ganz einfach: Mit dem passenden SmartArt-Layout sorgen Sie dafür, dass die Informationen in zwei Ebenen perfekt strukturiert auf der Folie angeordnet sind.
- Fügen Sie in PowerPoint über NEUE FOLIE eine Folie mit dem Layout TITEL UND INHALT ein.
- Klicken Sie im Platzhalter unterhalb des Folientitels auf das Symbol SMARTART-GRAFIK EINFÜGEN.
- Wählen Sie im Dialogfeld links die Rubrik PROZESS und rechts das Layout SEGMENTIERTER PROZESS.
- Tragen Sie im Textbereich neben der SmartArt-Grafik zunächst alle Informationen absatzweise ein.
- Rücken Sie dann Absätze mit Detailinformationen in die zweite Ebene, indem Sie in der Registerkarte SMARTART-TOOLS/ENTWURF links jeweils auf den Befehl TIEFER STUFEN klicken. Im Nu entsteht so eine Übersicht mit wenigen Hauptstufen und den darin enthaltenen Details.
- Markieren Sie den Rahmen um die SmartArt-Grafik und weisen Sie über die Registerkarte START einen SCHRIFTGRAD von einheitlich 20 Punkt zu.
- Klicken Sie auf der Registerkarte SMARTART-TOOLS/ENTWURF AUF FARBEN ÄNDERN und wählen Sie eine passende Kombination aus.
- Wählen Sie rechts daneben im Katalog bei SMARTART-FORMATVORLAGEN die Variante POLIERT.
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Sie können die Professionalität Ihrer Präsentation noch steigern, wenn sie den Zuhörenden ein Begleitheft aushändigen, in dem Ihre Folien verkleinert dargestellt sind. Das Begleitheft bietet die Möglichkeit, sich Notizen zu den entsprechenden Folien an der richtigen Stelle zu machen, so dass die eigenen Anmerkungen eine schöne und sinnvolle Ergänzung für den Teilnehmer sind.
Noch mehr Aufwand, denken Sie? Als hätten sie mit der Erstellung der Präsentation nicht schon genug zu tun? Abwarten. Mit PowerPoint lässt sich die Kurzfassung Ihrer Präsentation innerhalb kürzester Zeit mit Hilfe von WinWord erstellen.
- Laden Sie Ihre fertige Präsentation in Power-Point.
- Klicken Sie die Befehlsreihenfolge "Datei" und dann "Senden an".
- Wählen sie dann den Befehl "Microsoft Word".
- Wählen Sie im folgenden Dialog die gewünschte Darstellungsform aus.
- Wichtig: Im unteren Dialogfenster legen Sie mit den entsprechenden Befehlen fest, ob Sie die Präsentationsinformationen einfügen oder verknüpfen möchten (Die Verknüpfung bietet Ihnen den Vorteil, dass mögliche spätere Änderungen an der Präsentation automatisch in das Word-Dokument übernommen werden.)
- Klicken sie auf "Ok". Word startet automatisch und erzeugt nun ein Dokument, das eine komplette Übersicht über Ihre Präsentation inklusive der grafischen Darstellungen Ihrer Folie enthält.