In der Standard-Einstellung von Notes können Sie lediglich auf Zeitinformationen im Kalender anderer Anwender zugreifen. Wenn Sie auf den Posteingang Ihres Chefs zugreifen wollen, muss dieser Ihnen zunächst die entsprechenden Rechte einräumen. Das erfolgt über die Vorgaben für den Zugriff und die Delegierung im Notes-Programm Ihres Chefs.
Noch mehr Tipps und Tricks für effektives Arbeiten mit Lotus Notes
im Sekretariat finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel L64 "Lotus Notes".
- Wechseln Sie zunächst in den Posteingang.
- Klicken Sie in der Aktionsleiste auf WERKZEUGE.
- Wählen Sie im Menü die Funktion VORGABEN... .
- Klicken Sie im Dialog VORGABEN auf das Register ZUGRIFF UND DELEGIERUNG.
- Klicken Sie im Register ZUGRIFF UND DELEGIERUNG auf die Schaltfläche PERSON ODER GRUPPE HINZUFÜGEN.
- Wählen Sie im obersten Feld sich selbst aus. Das geht am einfachsten, wenn Sie über das Symbol auf die Notes-Adressbücher zugreifen.
- Markieren Sie im Bereich GEBEN SIE AN, WELCHER TEIL DER MAIL-DATEI AN DIESE PERSON ODER GRUPPE DELEGIERT WERDEN SOLL die Option MAIL KALENDER UND AUFGABEN.
- Legen Sie im Bereich GEBEN SIE DIE ZUGRIFFSEBENE AN, DIE DIESER PERSON ODER GRUPPE ZUGEWIESEN WERDEN SOLL fest, welche Aktionen Sie im Detail durchführen dürfen. Hier können Sie zum Beispiel einstellen, ob Sie die Einträge nur lesen dürfen oder ob Sie Memos im Namen Ihres Chefs verschicken können.
- Ändern Sie gegebenenfalls noch die Einstellungen für die Kalendernachrichten.
- Klicken Sie abschließend auf OK.
Bitte beachten Sie:
Diese Aktionen müssen Sie über das Notes-Programm Ihres Chefs durchführen beziehungsweise sich mit den Benutzerdaten Ihres Chefs anmelden.
Um möglichst schnell aus Ihrem Notes-Programm auf die E-Mail-Datenbank Ihres Chefs zugreifen zu können, legen Sie am besten eine Verknüpfung an.
- Wechseln Sie in Ihrem Posteingang über WERKZEUGE/VORGABEN... in den Dialog VORGABEN.
- Klicken Sie dort auf das Register ZUGRIFF UND DELEGIERUNG.
- Wechseln Sie in das Register VERKNÜPFUNGEN ZU MAIL-DATEIEN ANDERER PERSONEN.
- Tragen Sie den Namen Ihres Chefs über das Symbol in das Feld VERKNÜPFUNGEN ZU MAIL, KALENDERN UND AUFGABEN DER FOLGENDEN BENUTZER BEREITSTELLEN ein.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Danach können Sie die Mail-Datenbank Ihres Chefs ganz einfach über das Menü der Schaltfläche MAIL oben in Ihrer Ordnerstruktur öffnen.
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