Wenn Sie es in Ihrem Sekretariat hin und wieder mit Projektarbeit zu tun haben, dann haben wir für Sie einen nützlichen Tipp: Sie können die einzeln terminierten Projektaufgaben wie Ihre üblichen Termine in einer Kalenderansicht in Outlook darstellen. Das ist sehr übersichtlich und Sie haben die Möglichkeit, die Aufgaben für die Woche optimal zu planen.
Sie finden in jeder Ausgabe des SekretärinnenBriefeManagers einen aktuellen EDV-Tipp - kurz, praxisorientiert und schnell umsetzbar.
Um eine derartige Ansicht zu erstellen, sind nur wenige Mausklicks nötig:
- Wechseln Sie in Outlook in den Aufgaben-Ordner für den Sie die Ansicht anlegen möchten, oder erstellen Sie ihn.
- In Outlook 98/2000/XP öffnen Sie die Dialogbox ANSICHT - AKTUELLE ANSICHT - ANSICHTEN DEFINIEREN. In Outlook 2003 heißt die Dialogbox ANSICHT - ANORDNEN NACH - AKTUELLE ANSICHT - ANSICHTEN DEFINIEREN.
- Klicken Sie auf NEU.
- Markieren Sie in der Outlook-Liste, dass Sie eine Tages-/Wochen-/Monatsansicht erstellen wollen.
- Vergeben Sie im Feld NAME der neuen Ansicht einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name wird später im Menü ANSICHT sichtbar. Er sollte für Sie und andere Nutzer selbsterklärend sein.
- Geben Sie im unteren Bereich an, ob Sie diese Ansicht in allen Aufgabenordnern (letzte Option) oder nur für den aktuellen Outlook-Ordner bereitstellen wollen.
- Klicken Sie auf OK.
- Geben Sie bei Bedarf über FILTERN an, ob Sie für die Anzeige einen Filter einrichten wollen - etwa alle Termine mit dem Wort "Meeting" im Betreff. Die Schriftarten können Sie in Outlook über WEITERE EINSTELLUNGEN anpassen.
- Klicken Sie auf OK.
- Mit ANSICHT ÜBERNEHMEN können Sie diese Ansicht sofort einschalten.
Drei Dinge sollten Sie bei der Verwendung der Kalenderansicht in Outlook für Ihre Aufgaben beachten:
- Outlook zeigt keine Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum an. Diese Aufgaben werden nur angezeigt, wenn Sie wieder in eine Listenansicht wechseln.
- Den Aufgabenblock oder den Datumsnavigator wie im herkömmlichen Outlook-Kalender können Sie leider nicht einbinden.
- Es stehen nur die Wochenansicht und die Monatsansicht zur Verfügung, die Ansichten "Tag" und "Arbeitswoche" sind nicht wählbar.
Diese kleinen Einschränkungen sind zu verschmerzen, denn die Ansicht erlaubt Ihnen eine hervorragende Sicht auf die anstehenden Aufgaben.
Kurze Tipps, Neuigkeiten für Ihre Sekretariatsarbeit und Wichtiges rund um das Thema Korrespondenz finden Sie in den Korrespondenz-Tipps des SekretärinnenBriefeManagers.
Für eine neue Aufgabe klicken Sie in Outlook im Aufgabenkalender doppelt auf den gewünschten Tag und geben die Aufgabe ein. Zum Löschen der Ansicht wählen Sie in Outlook ANSICHT - ANORDNEN NACH - AKTUELLE ANSICHT - ANSICHTEN DEFINIEREN. In der Dialogbox markieren Sie die Ansicht und klicken auf LÖSCHEN.