Nachdem Sie die Präsentationsunterlagen für Ihren Chef fertig geschrieben haben, möchte Ihr Chef jetzt nachträglich verschiedene Fachbegriffe, wie "Diversifikation" und "Cashflow" deutlich gekennzeichnet haben. Angenommen, Sie möchten diese Begriffe in einer roten Schriftfarbe und kursiv darstellen. Damit Sie nicht jeden gewünschten Begriff mühselig per Hand über das ZEICHEN-Dialogfenster formatieren müssen, legen Sie sich einfach eine passende Formatvorlage an, die Sie dann schnell per Mausklick zuweisen können. Und so gehen Sie vor:
- Setzen Sie den Mauszeiger in einen mit der Formatvorlage STANDARD formatierten Absatz. Wählen Sie nun das Menü FORMAT und dann den Befehl FORMATVORLAGE (Word 97/2000) bzw. FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG (Word 2002/2003).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU (Word 97/2000) bzw. NEUE FORMATVORLAGE (Word 2002/2003). Daraufhin gelangen Sie in das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE.
- Geben Sie im Feld NAME den Namen der neuen Formatvorlage ein, zum Beispiel "Fachbegriffe". Wählen Sie dann bei FORMATVORLAGEN-TYP den Eintrag ZEICHEN.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche FORMAT und im aufklappenden Menü auf ZEICHEN bzw. Schriftart. Jetzt befinden Sie sich im Dialogfenster ZEICHEN.
In jeder Ausgabe des SekretärinnenBriefeManagers finden Sie in der Rubrik "Korrespondenz-Tipps" einen aktuellen EDV-Tipp.
- Wählen Sie unter SCHRIFTSCHNITT den Eintrag KURSIV und im Dropdown-Listenfeld SCHRIFTFARBE die Farbe ROT. Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK.
- Klicken Sie jetzt in Word 97/2000 direkt auf die Schaltfläche TASTENKOMBINATION, in Word 2002/2003 klicken Sie erst wieder auf die Schaltfläche FORMAT und dann auf TASTENKOMBINATION. Drücken Sie im folgenden Dialogfenster dann zum Beispiel die Tastenkombination Alt+r. Beenden Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf ZUORDNEN und dann auf SCHLIEßEN.
- Im Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen ZUR (DOKUMENT)VORLAGE HINZUFÜGEN und bestätigen mit OK. Nur so steht Ihnen die neue Formatvorlage in Zukunft in dieser Dokumentvorlage zur Verfügung. Das letzte Dialogfenster in Word 97/2000 beenden Sie mit SCHLIEßEN, den Aufgabenbereich in Word 2002/2003 beenden Sie mit einem Klick auf das SCHLIEßEN-Kreuz oben rechts.
So weisen Sie die neue Formatvorlage schnell zu
Ab sofort steht Ihnen die neue Formatvorlage "Fachbegriff" im aktuellen und in jedem neuen Dokument, das auf dieser Dokumentvorlage basiert, zur Verfügung. Weisen Sie die neue Formatvorlage zu, indem Sie den Mauszeiger in den gewünschten Fachbegriff setzen und die Tastenkombination Alt+r drücken.