Wenn Sie aus irgendeinem Grund ein Worddokument versenden wollen, aber dennoch "schnell mal" einen Schutz vor Änderungen einbauen wollen, gibt es dafür einen kleinen Trick:
- Erstellen Sie das Worddokument wie gewohnt.
- Speichern Sie das Dokument ab.
- Öffnen Sie danach in Word die Dialogbox EXTRAS (DOKUMENT SCHÜTZEN).
- Wählen Sie je nach Version die Option FORMULARE oder unter BEARBEITUNGSEINSCHRÄNKUNGEN "Keine Änderungen (Schreibgeschützt)".
- Vergeben Sie ein Kennwort.
- Wiederholen Sie das Kennwort auf Aufforderung.
- Beenden Sie die Dialogbox mit OK.
- Schließen Sie das Dokument und speichern Sie es ab.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Wenn Sie dieses Dokument versenden, ist der gesamte Text gegen alle Änderungen geschützt. Jeder Versuch, den Dokumentenschutz mit EXTRAS
(DOKUMENTENSCHUTZ AUFHEBEN) rückgängig zu machen, führt zu der Frage nach dem Kennwort.
Der Hintergrund: Diese Funktion ist eigentlich für das Ausfüllen vonFormularfeldern gedacht. Doch das von Ihnen erstellte Dokument hat keine – und ist somit nicht änderbar. Beachten Sie, dass dieses Kennwort mit denhandelsüblichen Tools wieder ausgelesen werden kann. Es handelt sich also nicht um einen 100%igen Schutz. Aber da auch PDF-Dokumente inzwischen nicht mehr absolut sicher sind, können wir das – zumindest in diesem Zusammenhang – vernachlässigen. Vor versehentlichen Änderungen ist Ihr Dokument auf jeden Fall sicher.