Immer wenn Sie Office-Dokumente an andere Personen weitergeben, sollten Sie sicherstellen, dass keine persönlichen Informationen mehr in diesen Dokumenten enthalten sind, die nicht für fremde Augen bestimmt sind.
In einem Office-Dokument sind standardmäßig Autorennamen, Dokument-Pfade und Druckernamen enthalten.
Dazu können noch Überarbeitungsmarkierungen, Kommentare und als ausgeblendet formatierte Textpassagen kommen.
So entfernen Sie unerwünschte Informationen aus einem Dokument
- Bevor Sie ein Dokument weitergeben, gehen Sie auf DATEI und dann auf INFORMATIONEN.
- Klicken Sie auf PROBLEM PRÜFEN und dann auf DOKUMENT PRÜFEN. Es öffnet sich das Fenster DOKUMENTPRÜFUNG. Hier können Sie bestimmen, welche Inhalte des Dokuments überprüft werden sollen, beispielsweise Kommentare, Über- arbeitungen, Versionen und Anmerkungen sowie Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen. In der Regel können Sie alle Optionen aktiviert lassen. Klicken Sie dann auf PRÜFEN. Sie sehen dann einen Bericht über die gefundenen Elemente.
- In der Übersicht mit den Prüfergebnissen befindet sich neben jedem problematischen Bereich die Schaltfläche ALLE ENTFERNEN. Nach einem Klick darauf entfernt Word die persönlichen Informationen.
Bedenken Sie, dass sich der Vorgang bei einigen Elementen nicht rückgängig machen lässt. Kommentare werden beispielsweise sofort nach einem Klick auf ALLE ENTFERNEN aus der Datei gelöscht. Klicken Sie zum Abschluss auf SCHLIESSEN und speichern Sie die Datei.
Alle Informationen, die neben dem Text in Ihrem Dokument enthalten sein können, sind jetzt entfernt und Sie können die Datei ohne Gefahr per E-Mail versenden.
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