Die Rechtschreibprüfung ist schon recht nützlich. Aber wie jede automatische Funktion hat auch sie ihre Tücken. Wie Sie die am häufigsten auftretenden Stolperfallen umgehen, zeigen die folgenden drei Praxis-Tipps:
Tipp 1: So nehmen Sie Textbereiche von der Rechtschreibprüfung aus
Die Rechtschreibprüfung von Word ist lästig, und zwar dann, wenn Sie in Ihren Dokumenten mit vielen Fremdwörtern, Fachbegriffen oder Namen arbeiten. In diesem Fall stoppt die Rechtschreibprüfung eher Ihren Arbeitsfluss, als dass sie ihn beschleunigt, da sie auch richtig geschriebene, aber ihr unbekannte Wörter als falsch anmahnt. Schließen Sie diese Bereiche einfach von der Rechtschreibprüfung aus:
- Markieren Sie den Bereich, der nicht von der Rechtschreibprüfung kontrolliert werden soll.
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- Wählen Sie das Menü EXTRAS, dann den Befehl SPRACHE und anschließend SPRACHE BESTIMMEN bzw. SPRACHE FESTLEGEN.
- In Word 97 klicken Sie vor der Rechtschreibprüfung im Dialogfenster SPRACHE so lange auf den oberen Dropdown-Pfeil, bis Sie an den Anfang der Sprachenliste gelangen und markieren KEINE ÜBERPRÜFUNG. In Word 2000/2002/2003 aktivieren Sie das Kontrollkästchen RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN.
- Bestätigen Sie das Dialogfenster mit OK. Ab sofort wird der markierte Bereich von einer abschließenden Rechtschreibprüfung ausgeschlossen.
Tipp 2: Wie Sie die Rechtschreibprüfung für bereits geprüfte Texte starten
Vielleicht ist Ihnen das auch schon einmal passiert: Nachdem Sie einen Text mit der Rechtschreibprüfung kontrolliert haben, lässt sich die Rechtschreibprüfung nicht ein zweites Mal für diesen Text starten. Hintergrund: Word speichert die vorgenommenen Prüfaktionen mit dem Dokument ab. Dadurch werden beispielsweise Begriffe, die Sie mit der IGNORIEREN-Schaltfläche übersprungen haben, bei einer weiteren Rechtschreibprüfung nicht mehr im Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK angezeigt. Um einen Text komplett neu zu überprüfen, müssen Sie die Prüfaktionen der „alten" Rechtschreibprüfung zurücksetzen:
- Rufen Sie das Menü EXTRAS und dann den Befehl OPTIONEN auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche DOKUMENT ERNEUT (ÜBER)PRÜFEN.
- Bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA und schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
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Wenn Sie die Rechtschreibprüfung nun mit F7 starten, überprüft Word das komplette Dokument erneut und zeigt alle fraglichen Begriffe an.
Tipp 3: Vermeiden Sie Ärger bei der Rechtschreibprüfung: Lassen Sie Word die Sprache nicht automatisch erkennen
Schreiben Sie öfter z. B. englische, französische oder italienische Wörter in Ihrem Text? Word will dann deutsche Texte englisch, französisch oder italienisch in der Rechtschreibprüfung korrigieren. Oder umgekehrt. Beheben Sie dieses Durcheinander ganz schnell:
- Wählen Sie das Menü EXTRAS, dann den Befehl SPRACHE und anschließend SPRACHE BESTIMMEN bzw. SPRACHE FESTLEGEN.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen SPRACHE AUTOMATISCH ERKENNEN und bestätigen Sie mit OK.
Wenn Sie ab und zu auch Fremdsprachen durch die Rechtschreibprüfung korrigieren, schalten Sie über das Menü EXTRAS und den Befehl SPRACHESPRACHE BESTIMMEN bzw. SPRACHE FESTLEGEN in die gewünschte Sprache um.