Mit welchen Schritten Sie die Seriendruckfunktion für Ihren Serienbrief starten, lesen Sie auch in Office Korrespondenz aktuell - Die besten Sekretärinnen Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz.
So fügen Sie in Ihren Serienbrief die richtigen Felder für die DIN-gerechte Adresse ein
Für die DIN-gerechte Adresse und für den Fall, dass Sie in Ihrem Serienbrief zum Beispiel nur einen Platzhalter für den Namen einfügen wollen, haben Sie die Möglichkeit, individuelle Seriendruckfelder aus dem Adressbestand zu übernehmen. Und so gehen Sie dazu vor:
- Arbeiten Sie im Seriendruck-Assistenten weiter, indem Sie auf WEITER: SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF klicken.
- Damit die Platzhalter im Folgenden automatisch durch die Seriendruckfelder ersetzt werden, markieren Sie alle Absätze im Textfeld von Ihrem Serienbrief.
- Der Cursor befindet sich jetzt an der Stelle, an der Sie das erste Seriendruckfeld in den Serienbrief einfügen wollen. Klicken Sie also im Seriendruck-Assistenten auf WEITERE ELEMENTE.
- Word präsentiert daraufhin eine Auswahl von Adressfeldern. Achten Sie darauf, dass im oberen Bereich des Dialogfensters die Option DATENBANKFELDER aktiviert ist. So arbeiten Sie immer mit den Feldern, die es tatsächlich in der Adressdatenbank (hier im Outlook- Kontaktordner) gibt. Das ist bei Auswahl der Option ADRESSFELDER nicht zwangsläufig der Fall!
- Fügen Sie in Ihren Serienbrief als Erstes den Vornamen ein, indem Sie den Feldnamen VORNAME markieren und dann auf EINFÜGEN klicken.
- Damit Sie das Dialogfenster nicht für jedes Datenbankfeld erneut öffnen müssen, fügen Sie gleich alle Informationen für die Anschrift ein. Dazu verfahren Sie wie im letzten Schritt, um die Felder "Nachname", "Firma", "Straße", "PLZ" und "Ort" hinzuzufügen. Danach verlassen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche SCHLIESSEN.
- Bringen Sie die Anschrift von Ihrem Serienbrief in die DIN-gerechte Form, indem Sie Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname sowie zwischen Postleitzahl und Ort eingeben und an den geeigneten Stellen per Return-Taste Zeilenvorschübe hinzufügen.
- Um zu erfahren, wie der Serienbrief dann an die einzelnen Empfänger tatsächlich aussieht, klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf WEITER: VORSCHAU AUF IHRE BRIEFE.
- Jetzt können Sie mit Hilfe des Seriendruck-Assistenten von Adressbucheintrag zu Adressbucheintrag wechseln. Dazu blättern Sie mit der Schaltfläche » nach vorn und mit « zurück. Den jeweiligen Adressblock von Ihrem Serienbrief sehen Sie im Word-Dokument.
- Sofern Sie mit dem Resultat zufrieden sind, starten Sie den Druckvorgang, indem Sie im Seriendruck-Assistenten zunächst auf WEITER: SERIENDRUCK BEENDEN und auf der Folgeseite auf DRUCKEN klicken.
Wie Sie sehen, ist ein Serienbrief mit Hilfe des Seriendruck-Assistent keine allzu große Herausforderung. Viele Dinge werden durch ihn sogar übersichtlicher und einfacher. Und falls Sie den Aufgabenbereich einmal versehentlich schließen, öffnen Sie den Seriendruck-Assistenten jederzeit wieder über das Menü EXTRAS, das Untermenü BRIEFE UND SENDUNGEN und den Befehl SERIENDRUCK-ASSISTENT bzw. SERIENBRIEFERSTELLUNG in Word 2003 (XP).