Ein Serienbrief erlaubt die Verknüpfung von bereits erfassten Adressbeständen mit Briefen, Infotexten, Einladungen oder sonstigen Dokumenten in Ihrer Textverarbeitung. Word bietet zum Beispiel die Möglichkeit, Adressen aus einer Access-Datenbank, einer Excel-Tabelle oder aus dem Outlook-Kontaktordner in einen Serienbrief einzufügen. Das alles geschieht automatisch, sodass Sie nicht nur die Adressen, sondern auch den Text für Ihren Serienbrief nur einmal eingeben müssen.
Mit diesen Schritten starten Sie die Seriendruckfunktion für Ihren Serienbrief
- Öffnen Sie die Datei, die Sie als Serienbrief verschicken möchten.
- Wählen Sie im Menü EXTRA erst BRIEFE UND SENDUNGEN und dann in Word 2003/XP den Befehl SERIENBRIEFERSTELLUNG oder in Word 2002 SERIENDRUCKASSISTENT. Daraufhin öffnet sich der sogenannte Aufgabenbereich am rechten Bildschirmrand, in dem Sie schrittweise durch die Serienbrief-Erstellung geleitet werden.
- Nachdem Sie den Seriendruck-Assistenten gestartet haben, fragt Sie Word als Erstes nach dem Dokumenttyp. Neben einem Serienbrief können Sie E-Mail-Nachrichten oder Umschläge und Etiketten erstellen. Da Sie in diesem Fall einen Serienbrief ausdrucken und per Post verschicken wollen, aktivieren Sie den Dokumenttyp BRIEFE. Danach klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf WEITER: DOKUMENT WIRD GESTARTET.
- Auf der zweiten Seite des Seriendruck-Assistenten wählen Sie die Grundlage für Ihren Serienbrief aus. Aktivieren Sie die Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN.
Was besonders hilfreich an dem neuen Seriendruck-Assistenten für Ihren Serienbrief ist, lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell - Die besten Sekretärinnen Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz.
Wenn Sie nicht genau wissen, welche Option am besten für Ihre Zwecke geeignet ist, markieren Sie einfach nacheinander die einzelnen Punkte und lesen Sie die Erklärungen im mittleren Teil des Aufgabenbereichs. So finden Sie schnell die passende Antwort auf die aktuelle Frage.
So holen Sie alle Adressen aus den Outlook-Kontakten schnell in Ihren Serienbrief
Nach Auswahl des Dokuments für Ihren Serienbrief gehen Sie mit einem Mausklick auf den Text WEITER: EMPFÄNGER WÄHLEN im Aufgabenbereich zur nächsten Seite des Assistenten. Geben Sie nun an, woher die Adressdaten für den Serienbrief stammen (in unserem Beispiel aus den Outlook-Kontakten):
- Schalten Sie daher die Option VON OUTLOOKKONTAKTEN WÄHLEN ein.
- Danach klicken Sie in der Mitte des Aufgabenbereichs auf WÄHLEN SIE EINEN KONTAKTEORDNER, um die genaue Quelle des Adressbestandes für den Serienbrief anzugeben.
- Ein Dialogfenster präsentiert Ihnen daraufhin eine Liste aller verfügbaren Kontaktordner. Die Liste umfasst mindestens den Standardordner namens "Kontakte". Für das Beispiel markieren Sie diesen Ordner per Mausklick und bestätigen die Auswahl mit OK.
- Ein weiteres Dialogfenster bietet Ihnen anschließend die Möglichkeit, die Empfängerliste auf einen bestimmten Personenkreis einzuschränken. Für welche Kontakteinträge ein Serienbrief erstellt wird, bestimmen Sie mit den Kontrollkästchen in der linken Spalte. Standardmäßig sind alle Einträge markiert, also mit einem Häkchen versehen. Wenn Sie den Serienbrief tatsächlich an alle Kontakte verschicken wollen, bestätigen Sie die Auswahl mit OK, wenn nicht, entfernen Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.