Haben Sie auch schon davon gehört, dass technisch versierte Computeranwender in der Lage sind, weit mehr als die auf dem Bildschirm sichtbaren Informationen aus einem Word-Dokument herauszulesen? Tatsächlich befinden sich in einer Word-Datei auf der Festplatte Daten, die darin eigentlich nichts verloren haben. Dazu zählen längst gelöschte Elemente oder persönliche Informationen wie Namensangaben und Bearbeitungszeiten.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
Um dafür zu sorgen, dass ein Großteil dieser manchmal sogar geheimen Daten aus Ihren Word-Dokumenten entfernt wird, müssen Sie zwei Einstellungen in den Word-
Programmoptionen vornehmen:
- Rufen Sie im Menü EXTRAS den Befehl OPTIONEN auf.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte SPEICHERN und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
- Danach wechseln Sie im Dialogfenster OPTIONEN auf die RegisterkarteSICHERHEIT.
- Dort schalten Sie das Kontrollkästchen zum Entfernen persönlicher Daten ein. In Word 2002 heißt die Option PERSÖNLICHE INFORMATIONEN BEIM SPEICHERN AUS DIESER DATEI ENTFERNEN, in Word 2003 heißt sie BEIM SPEICHERN PERSÖNLICHE DATEN AUS DATEIEIGENSCHAFTEN ENTFERNEN.
- Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK.
Das Sekretärinnen-Handbuch rät: Das gilt aber immer nur für das gerade geöffnete Dokument! Wiederholen Sie diese Aktion gegebenenfalls bei jeder zu speichernden
Datei.