Jeden Monat liefert Ihnen der Newsletter Office Korrespondenz aktuell Tipps für eine zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz. Aus den Ausgaben der letzten Monate habe ich heute die unterschiedlichsten Tipps rund um Word für Sie zusammengestellt.
1. So macht die automatische Rechtschreibkorrektur in Word das, was Sie wollen
Die automatische Rechtschreibkorrektur ist eine feine Sache. Sie korrigiert automatisch falsch geschriebene Wörter. Standardmäßig ist die Funktion eingestellt, sodass Sie nichts weiter tun müssen und Word die automatische Rechtschreibkorrektur überlassen können.
So schalten Sie in Word die automatische Rechtschreibkorrektur ein
Die automatische Rechtschreibkorrektur springt bei Ihnen nicht an? Dann wählen Sie in Word 97/2000 EXTRAS - AUTOKORREKTUR und in Word 2002/2003/2007 EXTRAS - AUTOKORREKTUR OPTIONEN. Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte AUTOKORREKTUR. Schalten Sie hier das Kontrollkästchen WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN ein.
Ab sofort überwacht Word Ihre Eingaben und die automatische Rechtschreibkorrektur prüft, ob diese in der Liste in der linken Spalte aufgeführt sind. Sobald Word eine dort aufgeführte Zeichenkombination erkennt - geprüft wird immer dann, wenn Sie bei der Eingabe die Leertaste oder ein Satzzeichen wie den Punkt, das Komma oder auch ein Ausrufezeichen drücken -, wird Ihre Eingabe durch den entsprechenden Begriff in der rechten Spalte der Liste ersetzt. Diese Liste wird als Autokorrekturliste bezeichnet.
Wie Sie die Liste der falsch geschriebenen Wörter in Word erweitern
So weit - so gut. Nur, Word kann nicht all Ihre persönlichen Zeichendreher von Haus aus in der Autokorrekturliste einführen.
Beispiel: Sie schreiben immer wieder statt des Wortes "geehrte" die Zeichenkombination "geerhte". Hier greift die automatische Rechtschreibkorrektur von Word nicht ein und korrigiert. Aber Sie können Word so einrichten, dass es dieses immer wieder falsch geschriebene Wort in Zukunft automatisch korrigiert. Erweitern Sie dazu die Autokorrekturliste:
Tragen Sie auf der Registerkarte AUTOKORREKTUR bei ERSETZEN die flache Schreibweise "geerhte" und bei DURCH die richtige Schreibweise "geehrte" ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN.
Anschließend wird der neue Begriff in die Autokorrekturliste aufgenommen und ab sofort übernimmt die automatische Rechtschreibkorrektur von Word die Korrektur.
2. So brechen Sie Ihren Druckauftrag in Word am einfachsten ab
Endlich das Word-Dokument ist fertig und Sie können es ausdrucken. Die Daten werden bereits an den Drucker übergeben und genau in diesem Moment entdecken Sie noch einen Fehler. Wenn Sie nun den Druckauftrag abbrechen möchten, müssten Sie zum Druckmanager wechseln. Nur bis dahin ist der Druckauftrag zumeist schon abgeschlossen und der Brief mit dem Tipper liegt bereits im Drucker. Einfacher geht es über die Statuszeile am unteren Bildrand. Dort verwandelt Word beim Druck die Anzeige der Uhrzeit in das Drucksymbol. Mit einem Doppelklick auf dieses Symbol öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Druckauftrag abbrechen können.
Bei kurzen Dokumenten ist jedoch immer noch Eile geboten und genaues Zielen mit der Maus erforderlich, damit Sie den Druckauftrag noch rechtzeitig stoppen können. Oder Sie brechen den Druckauftrag direkt am Drucker ab: Die meisten Geräte verfügen über eine Abbruch-Taste.