1. Bereiten Sie sich auf Ihre Aufgabe als Protokollführerin vor: Schauen Sie sich die zur Sitzung gehörigen Unterlagen im Vorfeld an.
2. Überlegen Sie vorab Kürzel für Spezialausdrücke und Namen.
3. Verwenden Sie für jeden Tagesordnungspunkt ein gesondertes Blatt. Nummerieren Sie die Blätter bereits vorher.
4. Notieren Sie das Wesentliche in Stichpunkten, und schreiben Sie nur Beschlüsse wörtlich auf.
5. Unterstreichen Sie zentrale Aussagen oder Termine, damit Sie sie bei Rückfragen sofort finden.
6. Lassen Sie rechts einen Rand für Notizen und Verbesserungen.
7. Ist etwas unklar, notieren Sie sich dies auf einem separaten Zettel und klären diesen Punkt am Ende der Sitzung.
8. Wenn Sie einen Ausdruck oder Namen nicht verstehen, fragen Sie sofort nach.
9. Lesen Sie die Formulierungen der Beschlüsse am Ende der Sitzung noch einmal vor, und lassen Sie sie von allen bestätigen.
10. Erstellen Sie das Protokoll so bald wie möglich nach der Sitzung.
11. Fassen Sie die Besprechungsinhalte sinnvoll zusammen.
12. Vergessen Sie nicht, alle Details (siehe Checkliste links) des Protokollrahmens anzugeben und das Protokoll zu unterschreiben.