Damit Meetings, die Sie als Sekretärin einberufen oder deren Verlauf Sie beeinflussen können, nicht zu endlosen Zeitfressern werden, sollten Sie mit den Teilnehmern zu Beginn des Meetings klare Kommunikationsregeln vereinbaren:
- Jeder Teilnehmer darf zu Ende sprechen. Das gilt auch dann, wenn die anderen mit seiner Aussage nicht einverstandensind. So viel Respekt im Umgang miteinander muss sein, das solltenSie auch selbst vorleben. Wie Sie diese Regel durchsetzen: Kommt es zu regelmäßigen Unterbrechungen, stellen Sie klar, dass Sie dieses Verhalten nicht akzeptieren: „Wir möchten erst den Gedankengang von Herrn xy zu Ende hören. Dann hören wir gerne Ihre Gegenargumente an.“
- Jeder Teilnehmer fasst sich kurz. Mit dieser Regel tun sich insbesondere wortgewaltige Selbstdarsteller schwer. Wie Sie diese Regel durchsetzen: Kürzen Sie die Wortmeldung des Teilnehmers mit einer eigenen Zusammenfassung ab: „Um den Zeitrahmen einzuhalten, darf ich die Kernpunkte Ihrer Aussage noch einmal festhalten: ... Ist Ihr Standpunkt damit treffend dargestellt?“
- Keine Privatdiskussionen am Rande. Insbesondere in größeren Besprechungskreisen klinken sich Teilnehmer aus der Diskussion aus und vertiefen sich in ein privates Plauderstündchen. Wie Sie diese Regel durchsetzen: Auch wenn das oberlehrerhaft klingt – hier hilft nur direktes Ansprechen: „Frau Müller, wir wollen alle unser Besprechungsziel konzentriert und in kurzer Zeit erreichen. Können Sie sich bitte wieder an unserer Diskussion beteiligen?“
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