Das kennen Sie sicher aus leidvoller Erfahrung: Besprechungen, aber auch (Telefon-)Gespräche mit Kolleginnen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern, in denen eine Lösung herbeigeführt werden muss, können zu enormen Zeitfressern werden. Auch in Gesprächen können Sie eine Menge Zeit sparen, wenn Sie es richtig anpacken.
Hier fünf typische Probleme in Besprechungen und Gesprächen. So gehen Sie am besten damit um:
Problem 1: Zähe Besprechungen oder Gespräche mit Kolleginnen
bzw. Teammitgliedern. Von den anderen kommen kaum eigene Vorschläge. Wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, kann sich keiner dazu durchringen, klar Position zu beziehen. Eine rasche, eindeutige Entscheidung ist nicht möglich. Die Besprechungen sind unterm Strich nicht effektiv.
Lösung: Sprechen Sie die Beteiligten direkt an, und versuchen Sie es mit offenen Fragen (Fragen, die nicht mit einem lapidaren „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können):
- „Wie sehen Sie die Chancen für diesen Zeitplan?“
- „Was müssen wir Ihrer Meinung nach im Budget verändern?“
- „Was können wir aus Ihrer Sicht tun, um den Terminplan zu halten?“
Lassen Sie Denkpausen zu! Füllen Sie nicht gleich jede Gesprächspause mit Ihren eigenen Worten.
Problem 2: Überflüssige Diskussionen,
die sich im Kreis drehen, obwohl schon alles zum Thema gesagt worden ist. Die ziehen eine Besprechung oder ein Gespräch unnötig in die Länge.
Lösung: Greifen Sie ein – vorausgesetzt, Sie haben eine maßgebliche Rolle inne und nicht Ihr Chef oder ein anderer Gesprächsleiter hat in diesem Meeting das Sagen. Ziehen Sie rechtzeitig einen Schlussstrich, indem Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen und auf eine Entscheidung drängen.
Ist das nicht möglich, vertagen Sie die Besprechung besser. Im Protokoll halten Sie dann einzelne Punkte, Ideen, Anregungen usw. schriftlich fest, um Wiederholungen auszuschließen und beim nächsten Mal rasch zum Punkt zu kommen.
Auch wenn Sie nicht Moderatorin sind, können Sie fragen, ob es denn noch etwas Neues hinzuzufügen gibt.
Problem 3: Vielredner.
Ein Mitarbeiter oder eine Kollegin ist eine „Quasselstrippe“, die sich gern selbst reden hört und nicht auf den Punkt kommt.
Lösung: Wenn Sie die Moderatorenrolle in einem Meeting mit Kollegen oder Mitarbeitern haben, geben Sie Redezeiten vor: Jeder darf nur zwei Minuten reden. Hilfreich sind rote Karten, die Sie verteilen. Wenn einer zu viel redet, dürfen ihm die anderen die rote Karte zeigen. Im Gespräch können Sie Ihr Gegenüber, das monologisiert, auch mit folgenden Einwürfen unterbrechen:
- „Habe ich das richtig verstanden?“
- „Sie schlagen vor, dass ...“
- „Was heißt das für uns konkret?“
Problem 4: Konflikte und schlechte Stimmung.
Wenn in einem Meeting oder bei einer Besprechung die Meinungen weit auseinanderklaffen, heizt sich die Stimmung auf. Die Gefahr: Nicht mehr die Sache steht im Vordergrund, sondern Machtkämpfe.
Diese Atmosphäre ist nicht dazu geeignet, rasche Lösungen herbeizuführen. Im Gegenteil, die Besprechung zieht sich in die Länge.
Lösung: Wenn die Zusammenarbeit ansonsten stimmt, genügt es meist, wenn Sie moderierend auf die Sachebene zurückführen.
Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Sie stellen Diskussionsregeln auf – vorausgesetzt, Sie haben die Kompetenzen dazu. Beispiele: „Wir suchen nicht den Schuldigen, sondern die Lösung“ oder „Wir üben nur Kritik an der Sache und nicht an Personen“.
- Sie greifen direkt in die Diskussion ein:
„Sie scheinen mit dem Vorschlag von Frau Winter nicht so glücklich zu sein. Warum? Wie sieht Ihre Alternative aus?“