1.Lesen Sie immer die aktuellste E-Mail zuerst. Der Grund: Lesen Sie eine ältere zuerst und antworten Sie darauf, hat sich das Thema vielleicht ein paar E-Mails später schon erledigt oder ist überholt. Ihre Arbeit war vergeblich, und es macht keinen guten Eindruck beim Empfänger.
2. Entscheiden Sie, wenn Sie eine E-Mail geöffnet und gelesen haben, sofort, was Sie damit machen werden. Schließen Sie sie nicht wieder, um sie sich später anzuschauen.
3. Kurze E-Mails, zum Beispiel Terminbestätigungen, erledigen Sie sofort. Tragen Sie den Termin ein und verschieben Sie die E-Mail dann aus Ihrem Posteingang in einen entsprechenden Ordner. Alternativ können Sie die E-Mail direkt in Ihren Kalender „ziehen“.
Und so gehen Sie in Outlook 2010 vor:
- Klicken Sie auf Ihre E-Mail und ziehen Sie sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Kalendersymbol.
- Im sich öffnenden Fenster tragen Sie ein, wann der Termin beginnt und wann er endet. Sowohl das Datum als auch die Uhrzeit können Sie festlegen.
- Achten Sie darauf, dass die Erinnerungsfunktion mit einem Häkchen aktiviert ist, damit das Programm Sie rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnert.
- Beenden Sie den Vorgang mit SPEICHERN UND SCHLIESSEN.
- Ihre E-Mail befindet sich noch in Ihrem Posteingang. Entweder Sie löschen sie oder Sie schieben sie in einen Unterordner, in dem Sie sie ablegen möchten.
4. E-Mails, die Sie später beantworten müssen, schieben Sie in Ihre Aufgaben.
Und so funktioniert’s:
- Klicken Sie auf eine E-Mail, und ziehen Sie sie mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf das Aufgabensymbol. Im sich öffnenden Fenster tragen Sie bei BEGINNT AM das Datum ein und aktivieren eine Uhrzeit. Möchten Sie angeben, bis wann die Aufgabe endgültig erledigt sein soll, müssen Sie bei FÄLLIG AM ebenfalls ein Datum angeben. Tun Sie das nicht, sind die Daten bei BEGINNT AM und FÄLLIG AM identisch.
- Legen Sie zusätzlich im Kästchen darunter die Zeit fest, wann die Aufgabe beginnen und wann sie enden soll. Sowohl das Datum als auch die Uhrzeit können Sie festlegen. Achten Sie darauf, dass die Erinnerungsfunktion mit einem Haken aktiviert ist.
- Beenden Sie den Vorgang mit SPEICHERN UND SCHLIESSEN.
- Ihre E-Mail befindet sich noch in Ihrem Posteingang. Dort können Sie sie löschen oder in einem Unterordner ablegen.
5. E-Mails, die Sie beantwortet haben und zu denen Sie am selben Tag noch auf Antwort warten, markieren Sie mit einer Nachverfolgung.
Und so funktioniert’s:
- Klicken Sie in der ungeöffneten E-Mail in der rechten Spalte mit der rechten Maustaste auf das Symbol, das aussieht wie eine Fahne. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster.
- Klicken Sie jetzt auf die Option ERINNERUNG HINZUFÜGEN.
- Im nun geöffneten Fenster können Sie eingeben, wann Sie erinnert werden möchten und welche Farbe Sie vergeben wollen. Grün könnte beispielsweise alles sein, was mit Ihrem Chef zu tun hat. Blau nehmen Sie für alles mit dem Unternehmen, das ein blaues Logo hat, usw. Überlegen Sie sich eine für Sie sinnvolle Farbzuordnung.
- Outlook erinnert Sie an die Erledigung dieser E-Mail zum eingegebenen Termin.
6. E-Mails, die zu einem Projekt oder zu einem bestimmten Thema gehören, schieben Sie in den jeweiligen dafür angelegten Unterordner. Dort finden Sie sie immer wieder.