1 - Sie müssen nicht alle Ordner mit dem PC beschriften. Achten Sie darauf, dass Sie dann einen Filzstift von mindestens einem Millimeter Strichstärke verwenden. Die Aufschriften sollten auch aus zwei Metern Entfernung noch lesbar sein.
2 - Fragen Sie sich vor jedem Ablagevorgang: „Kann ich mir diese Informationen nicht auch woanders beschaffen, falls ich sie wirklich noch einmal brauche (bei einem Kollegen, beim entsprechenden Zeitungs-/Zeitschriftenarchiv oder generell im Internet)?“ Falls ja: Legen Sie das Dokument erst gar nicht ab, sondern vernichten Sie es.
3 - Wenn Sie Dokumente für den internen Gebrauch ausdrucken, kann es sinnvoll sein, den Dateinamen und die Pfadangabe mitzudrucken, um bei einer späteren Bearbeitung Suchzeit zu sparen. So funktioniert das beispielsweise bei Microsoft Word: Gehen Sie auf Word – Ansicht – Kopf- und Fußzeile – Autotext einfügen – Dateiname und Pfad.
4 - Immer wenn Sie eine Unterlage abheften, schauen Sie, ob Sie dafür ein anderes Schriftstück aus dem Ordner herausnehmen können, das Sie nicht mehr be- nötigen.
5 - Halten Sie die Papierflut gering, indem Sie nur solche Dokumente ausdrucken, die für die Papierablage aus chronologischen oder rechtlichen Gründen unverzichtbar sind. Alles andere ist auf Ihrem Computer be- ziehungsweise auf Archiv-CD-ROMs platzsparender und damit kostengünstiger aufbewahrt.
6 - Beschriften Sie Mappen, Ordner und CDs, die abgeschlossene Vorgänge enthalten, mit einem Wegwerf- datum (interne oder gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungsfrist).
7 - Ordner, Stehsammler und andere Ablagen, die Sie be- sonders häufig brauchen, platzieren Sie so nah an Ih- rem Arbeitsplatz wie möglich. Für den täglichen bequemen Zugriff lohnt sich im Zweifel auch die Anschaffung neuer Registraturmöbel!