Als Assistentin und Sekretärin ist Ihre Arbeit stark geprägt von den situativen Anforderungen durch Ihren Chef. Viele, die in diesem anspruchsvollen Beruf tätig sind, klagen darüber, dass sie immer mehr Überstunden machen müssen und permanent überfordert sind.
So optimieren Sie Ihre Arbeitseffizienz:
1. Planen Sie Ihre Arbeit jeden Abend schriftlich für den Folgetag.
Rechnen Sie bei termingebundenen Aufgaben ausreichende Pufferzeiten ein. Fassen Sie gleichartige Routinetätigkeiten zusammen. Jeder Tagesplan sollte auch Aufgaben enthalten, die Sie im Notfall auf die folgenden Tage verschieben können.
2. Nutzen Sie ruhigere Tage, um Distanz zu gewinnen
und Ihre Arbeitsplanung für die nächsten Wochen vorzustrukturieren. Machen Sie grobe Tagespläne für die nächsten vier Wochen. Nutzen Sie diese Tage, um so viel wie möglich vorzubereiten, auch wenn noch aktuelle Daten fehlen.
3. Machen Sie die Postbesprechung in der störungsfreien Zeit.
Die Besprechung der aktuellen Post wird meist durch Telefonate oder andere dringende Angelegenheiten unterbrochen und schließlich auf den Abend verschoben. Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef eine störungsfreie Zeit während des Tages, in der Sie beide für niemanden zu sprechen sind. In einer Stunde lässt sich vieles erledigen.
4. Managen Sie Ihren Chef.
Warten Sie nicht darauf, dass er mit Arbeit auf Sie zukommt, sondern erinnern Sie ihn an angekündigte Aufgaben, die er vielleicht vorbereiten wollte. Dadurch vermeiden Sie Leerlauf oder Termindruck. Denken Sie voraus.
5. Bauen Sie Ihre Selbstständigkeit aus.
Versuchen Sie, so viele Arbeitsbereiche selbstständig zu erledigen, wie es geht. Je eigenständiger Sie arbeiten, desto freier in der Zeiteinteilung werden Sie. Arbeiten Sie mit der „Salami-Taktik“: Aktivitäten, die so umfangreich sind, dass sie nicht zusammenhängend durchgeführt werden können, zerlegen Sie in kleine Teile. Teilergebnisse führen schließlich auch zum Ziel. Warten Sie nie auf die ungestörte Stunde für solche Aufgaben, denn die kommt selten oder nie.
6. Legen Sie Fragen in die störungsfreie Zeit.
Auch eine selbstständige Assistentin muss Rücksprache mit ihrem Chef halten. Notieren Sie sich Ihre Fragen. Klären Sie im Vorfeld alles ab, was in Ihrer Macht steht. Arbeiten Sie dann alle Fragen in der störungsfreien Stunde ab. Wichtig: Verzichten Sie auf langatmige Erklärungen. Fragen Sie (gut vorbereitet) gezielt, und legen Sie die möglichen Alternativen einer Entscheidung dar.
7. Spielen Sie „Begleitservice“.
Arbeiten Sie mit einem viel reisenden Chef zusammen, den Sie selten zu Gesicht bekommen, bietet sich folgende Lösung an: Begleiten Sie Ihren Chef im Auto zum Flughafen und besprechen Sie mit ihm die wichtigsten Fragen in dieser Zeit.