Einer Ihrer guten Vorsätze für das neue Jahr ist es, in Ihrem Büro alte, verkrustete und überholte Abläufe zu verändern oder zu optimieren? Doch aus der Vergangenheit wissen Sie, dass Ihre Kollegen eher bequem und nicht sonderlich an Veränderungen interessiert sind? Schon gar nicht, wenn es um die täglichen Abläufe geht, denn schließlich "war es schon immer so ...". Der Newsletter Assistenz & Sekretariat inside verrät Ihnen neun Erfolgstipps, mit denen Ihre guten Vorsätze garantiert gelingen. Lesen Sie jetzt, wie Sie Abläufe optimieren und mühelos ins Tagesgeschäft integrieren können.
1. Beziehen Sie Ihren Chef in die neuen Abläufe bereits im Vorfeld ein
Suchen Sie seinen Rat und besprechen Sie Ihr geplantes Vorgehen, z.B. den Informationsfluss zu optimieren, mit ihm. Sie werden ihn als Unterstützer für Ihr Projekt brauchen.
2. Machen Sie zu Beginn nicht zu viele Worte über die neuen Abläufe
Lernen Sie, Ihre Ideen zu den neuen Abläufen in wenigen Sätzen zu formulieren. Reden Sie erst dann öffentlich darüber, wenn sie genügend Argumente parat haben, um auch die Zweifler zu überzeugen.
3. Zeigen Sie Geduld
Geben Sie nicht gleich auf, wenn Ihre Kollegen Ihre Veränderungen nicht auf Anhieb mittragen.
4. Wenn Sie die Abläufe optimieren, kalkulieren Sie zunächst zusätzliche Zeit ein
Machen Sie sich bei der Entwicklung und Umsetzung Ihrer Ideen auf Mehrarbeit gefasst. Denn: Ohne Beharrlichkeit und persönliches Engagement wird sich kein Erfolg einstellen.
5. Bleiben Sie realistisch
Bewahren Sie den Blick für das Machbare. Überfordern Sie Ihre Kollegen nicht mit unrealistischen Ansprüchen, z.B. indem Sie mehrere neue Abläufe gleichzeitig einführen wollen. Gehen Sie Schritt für Schritt vor.
6. Fangen Sie klein an
Veränderungen und Innovationen beginnen im Kleinen. Um beim Beispiel "Informationsfluss" zu bleiben: Als erste Änderung in den internen Abläufen könnten Sie z.B. einführen, dass auf jedem Dokument vermerkt wird, bis zu welchem Termin es an wen fertig bearbeitet weitergegeben werden muss. Erwarten Sie nicht von Ihren Kollegen, dass sie gleich ihr Büro revolutionieren nur weil Sie die Abläufe optimieren wollen.
7. Denken Sie an Ihre Kunden, wenn Sie die Abläufe optimieren
Überprüfen Sie Ihren Vorschlag auf seinen tatsächlichen Nutzen für die internen und/oder externen Kunden hin sehr genau. Würden sich z.B. die Bearbeitungs- und Abwicklungszeit von Reklamationen nennbar verringern?
8. Bilden Sie Teams
Erfolgreiche Innovationen brauchen Teams, keine Einzelkämpfer. Das sichert für die neuen Abläufe Realitätsnähe, Fachwissen und Akzeptanz. Überzeugen Sie Kollegen vom Nutzen Ihrer Idee, binden Sie deren Erfahrungen und Kreativität ein und nehmen Sie sie mit ins Boot.
9. Halten Sie sich, wenn Sie die Abläufe optimieren an das Motto: Der Weg ist das Ziel
Denken Sie nicht zu früh an eine mögliche Belohnung. Auch unabhängig davon müssen Sie vom Erfolg und vom Nutzen Ihrer Idee überzeugt sein.
Fazit: Um Veränderungen wie neue Abläufe erfolgreich im Unternehmen umsetzen zu können, benötigen Sie Persönlichkeit, aber vor allem Fingerspitzengefühl. Wenn Sie es allerdings geschafft haben, das gesamte Team für ein bestimmtes, gemeinsames Ziel zu gewinnen, sollte der erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Wege stehen.