So läuft es in den meisten Unternehmen: Es stehen so viele Besprechungen an, dass für den Chef und die Mitarbeiter oft die Zeit für die so notwenige Arbeit am Schreibtisch fehlt.
Als Sekretärin und Assistentin bereiten Sie Meetings und Besprechungen vor und haben somit Einfluss auf die Abläufe. Leiten Sie deshalb die folgenden Maßnahmen ein, falls Sie die Kompetenzen dazu haben, oder überzeugen Sie Ihren Chef davon.
1. Reduzieren Sie die Anzahl der Teilnehmer. Je weniger Leute an einer Besprechung teilnehmen, desto effektiver wird es. Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, die tatsächlich mit dem Projekt oder Thema zu tun haben.
2. Setzen Sie Ziele. Verteilen Sie die Agenda bereits vor der Besprechung, und legen Sie die Besprechungsziele darin eindeutig fest.
Was Sie als Moderator einer Besprechung alles beachten sollten, lesen Sie in Assistenz & Sekretariat inside.
3. Bestimmen Sie einen Moderator oder moderieren Sie die Besprechung selbst. Damit ist sichergestellt, dass die Punkte 4-9 befolgt werden.
4. Geben Sie Zeitlimits vor. Ordnen Sie bereits im Vorfeld der Besprechung jedem Tagesordnungspunkt einen Zeitrahmen zu, der nicht überschritten werden darf. Wenn der Punkt in dieser Zeit nicht abgehandelt werden kann, beenden Sie oder der Moderator das Thema trotzdem. Sie (bzw. der Moderator) fassen dann das Zwischenergebnis zusammen und formulieren die weiterführende Aufgabenstellung für die nächste Besprechung.
5. Strukturieren Sie den Ablauf der Besprechung. Beenden Sie (bzw. der Moderator) die einzelnen Themen, indem Sie die Quintessenz noch einmal zusammenfassen. Kündigen Sie anschließend den nächsten Punkt von der Agenda an.
6. Lassen Sie während der Besprechung Pausen machen. Nach 45 Minuten sinkt die Aufnahmefähigkeit. Eine Stunde ist das Maximum. Zwischen den Pausen sollte das Snackbuffet für die Teilnehmer nicht erreichbar sein, um Ablenkungen zu vermeiden.
7. Stoppen Sie in einer laufenden Besprechung Schwafler. Machen Sie (bzw. der Moderator) darauf aufmerksam, wenn ein Teilnehmer vom Thema abweicht, und führen Sie ihn zum Kernpunkt zurück: "Ihre Ausführung ist interessant. Können wir die Diskussion auf später verschieben? Wir sollten jetzt wieder zu unserem eigentlichen TOP zurückkommen."
Welche zwei Fehler Sie vermeiden sollten, um nicht nur einfühlsam, sondern auch glaubwürdig zu kommunizieren, lesen Sie in Assistenz & Sekretariat inside.
Oder: "Dieses Thema könnten wir noch stundenlang diskutieren. Trotzdem müssen wir jetzt wieder zum Kern kommen und heute noch eine praktikable Lösung finden. Ich fasse noch einmal zusammen: ..."
8. Sprechen Sie für die Dauer der Besprechung ein Handyverbot aus. Das mobile Telefon darf höchstens auf Vibrationsalarm gestellt sein.
9. Keine Rücksicht auf Zuspätkommer. Die knallharte Tour: Trödler werden nicht mehr reingelassen. Die sanftere Tour: Sie erhalten eine knappe Begrüßung, aber keine Spezialzusammenfassung des bisher in der Besprechung Besprochenen.