Geht es Ihnen auch so? Der PC ist nicht mehr wegzudenken, aber trotzdem werden die Berge von Unterlagen nicht kleiner, die Sie in Ordnern ablegen müssen. Die Ablage verschlingt eine Menge Zeit. Denn sie muss logisch und übersichtlich sein, damit sich auch Ihr Chef oder Ihre Vertretung in der Ablage zurechtfinden kann.
Hier 2 Tipps, wie Sie und die anderen die Ablage gut überblicken können:
Tipp 1:
Erstellen Sie auf dem PC eine Liste aller Themen, die Sie in Ihrer Ablage verwalten. Zum Beispiel: Angebote, Bewerbungen, Veranstaltungen. Schreiben Sie die alphabetisch geordneten Suchbegriffe in eine Tabelle, dazu den Standort und die Beschriftung des Ordners. Bewährt hat sich dabei, die Ordner zu nummerieren und die Nummer in der Tabelle festzuhalten. Wenn Sie später einen Ordner einschieben, zum Beispiel nach der 12, bekommt dieser die Nummer 12.1 usw.
Achtung: Diese Methode ist nur sinnvoll, wenn Sie kleine Mengen Schriftgut verwalten müssen. Denn sie wird schnell unübersichtlich.
Tipp 2:
Erstellen Sie einen Aktenplan, wenn Sie größere Mengen Unterlagen haben. Der gebräuchlichste Aktenplan arbeitet mit Dezimalgruppen. Dabei werden zunächst die Hauptaufgabengebiete wie Finanzen, Personal, Vertrieb usw. den Zahlen 0 bis 9 zugeordnet. Jede Hauptgruppe wird dann in Untergruppen gegliedert, die ebenfalls die Nummern 0 bis 9 bekommen. Beispiel: Informationen über das Gehalt eines Mitarbeiters finden Sie dann unter 3 Personalwesen, 3 - 5 Lohn, Gehalt.
Das müssen Sie beachten:
1. Vernichten Sie jährlich alle Akten, bei denen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist überschritten worden ist, damit Sie nicht den Überblick verlieren.
2. Vermeiden Sie Mehrfachablagen, indem Sie Unterlagen, die Sie in Kopie an andere Abteilungen weitergeben, mit dem Vermerk „wird zentral abgelegt von ...“ versehen.
Wenn Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Registraturarten und ihre Einsatzmöglichkeiten verschaffen wollen, können Sie bei Leitz kostenlos den Katalog „Organisationssysteme“ mit Informationsstrukturplan anfordern. Dort erhalten Sie wichtige Informationen zum Thema „Effektives Schriftgutmanagement“
Und so finden Sie den kostenlosen Katalog zum Anfordern: www.leitz-individual.de. Klicken Sie auf Infocenter und dann auf Prospekte.