Nahezu jede Sekretärin klagt über Zeitdruck. Immer mehr Arbeit soll in immer weniger Zeit erledigt werden. Obwohl das eigentlich nicht geht, machen viele von Ihnen es möglich.
Das Sekretärinnen Handbuch hat die folgenden acht Tipps für Sie in den Office-Tipps zusammengestellt, die Ihnen schnell zu Zeitreserven verhelfen können.
1. Anstatt sofort loszuarbeiten, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit für Ihre Zeitplanung. Je mehr Sie zu tun haben, desto wichtiger ist diese Maßnahme. Streichen oder verschieben Sie die Termine bei denen das möglich ist auf einen späteren Zeitpunkt.
2. Streichen Sie Routineaufgaben, die im Moment nicht so wichtig sind und die Sie auch erledigen können, wenn Sie wieder mehr Zeit haben.
3. Besorgen Sie sich Unterstützung. Bitten Sie beispielsweise Ihren Chef darum, stundenweise eine studentische Hilfskraft einzustellen, die Sie bei Routineaufgaben unterstützt (Datenbankpflege, Kopieren, Botengänge etc.). Oder bitten Sie eine Kollegin um Hilfe. Sie kann Aufgaben für Sie erledigen oder Sie bei Terminen vertreten. Bieten Sie Ihr an, im Gegenzug das Gleiche für sie zu tun, wenn es bei ihr mit der Zeit knapp wird.
4. Lehnen Sie alle neu hinzukommenden Aufgaben, die Sie nicht unbedingt selbst erledigen müssen, mit dem Hinweis auf Ihre momentane zeitliche Situation ab.
So lehnen Sie zusätzliche Aufgaben freundlich ab: "Ich würde das gern erledigen, das wissen Sie. Ich habe aber noch einige Aufgaben, die alle heute erledigt werden müssen. Gern morgen."
Beachten Sie: Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe aufdrängen möchte, die gar nicht zu Ihrem Aufgabengebiet gehört, sollten Sie auch nicht sagen: "Gern morgen.", auch wenn es Ihre Zeit vielleicht erlauben würde. Dann sagen Sie: "Das gehört zu Ihrem Aufgabengebiet."
5. Beschränken Sie sich auf die verbliebenen Aufgaben, und verzichten Sie auf alle anderen zeitintensiven, aber nicht zeitgebundenen Arbeiten wie zum Beispiel Ablage, Internetrecherchen oder das Lesen von Fachliteratur.
6. Schaffen Sie sich störungsfreie Zeiten. Hängen Sie ein Schild an die Tür: "Ich bin ab 15 Uhr wieder für Sie zu erreichen! In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Müller. Vielen Dank!" Schalten Sie den Anrufbeantworter ein und - wenn möglich - den Bildschirm aus, damit Sie nicht von ankommenden E-Mails gestört werden.
7. Vermeiden Sie an diesem Tag alle Privatgespräche oder langwierige Diskussionen mit Kollegen. Das spart neben viel Zeit auch noch jede Menge Nerven.
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8. Lassen Sie Ihren Chef Prioritäten setzen. Informieren Sie ihn über die anstehenden Aufgaben und bitten Sie ihn festzulegen, in welcher Reihenfolge und innerhalb welcher Zeit die Aufgaben erledigt werden sollen.
So bitten Sie Ihren Chef um Unterstützung:
"Herr Schuster, ich habe für diese Woche sehr viele dringende Vorgänge auf dem Tisch, die ich nicht alle schaffen werde. Seien Sie so nett, und schauen Sie mit mir zusammen mal drüber, was davon sehr dringend ist und was noch ein wenig Zeit hat. Das würde mir sehr helfen."