Zeitmanagement ist heute für jede Sekretärin und Assistentin das A und O. Dabei müssen Sie nicht unbedingt auf ein ausgefeiltes Zeitplanbuch oder sonstige Systeme zurückgreifen. Sondern: Einfach, aber wirkungsvoll können Sie Zeitmanagement betreiben, wenn Sie jeden Abend auf einem Blatt Papier einen schriftlichen Tagesplan für den nächsten Tag aufstellen.
Der Zeitmanagement-Experte Lothar J. Seiwert empfiehlt dazu die ALPEN-Methode:
1. Aufgaben zusammenstellen. Was blieb vom Vortag liegen, welche Aufgabe kehrt periodisch wieder, welches Projekt muss zu einem Abschluss gebracht werden? Bringen Sie die anstehenden Aufgaben möglichst in eine Rangfolge nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit.
2. Länge der Tätigkeiten schätzen. Greifen Sie auf Erfahrungswerte zurück.
3. Pufferzeit einkalkulieren. Dabei sollten Sie die 60:40-Regel anwenden, die besagt, dass Sie ca. 40 Prozent Ihrer Zeit für Unvorhergesehenes reservieren sollten. Bei einem 8-Stunden-Tag verplanen Sie also nicht mehr als 5 Stunden mit bestimmten Tätigkeiten. Alles andere wäre unrealistisch.
4. Entscheidungen treffen. Hier geht es vor allem um das Setzen von Prioritäten, um Entscheidungen darüber, was Sie sofort selbst erledigen müssen, was noch Zeit hat und was Sie zuerst einmal weitergeben müssen.
5. Nachkontrolle machen. Die beste Zeitplanung hilft Ihnen nichts, wenn Sie sich nicht daran halten. Ein paar Aufgaben werden Sie immer auf den nächsten Tag übertragen müssen. Wenn sich das aber häuft oder Sie dieselbe Aufgabe immer wieder auf den Folgetag übertragen, sollten Sie Ihre Planung noch einmal grundsätzlich hinterfragen.
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