1. Was tue ich?
Schreiben Sie sich über einen bestimmten Zeitraum hinweg alle täglichen Aktivitäten auf. Am besten legen Sie sich eine Tabelle an: Art der Tätigkeit, Zeitbedarf, Störungen. Stellen Sie die Ergebnisse optisch mit einer Tortengrafik dar. Jetzt haben Sie schwarz auf weiß, welche Arbeiten, wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit binden. Wenn Routineaufgaben den Hauptblock ausmachen, überlegen Sie sich, welche Rationalisierungsmöglichkeiten es gibt, damit Sie mehr Freiräume für die wichtigen Dinge haben.
2. Für wen tue ich das?
Wie hoch ist der Nutzen für meinen Chef? Bitten Sie ihn regelmäßig um ein Feedbackgespräch. Sprechen Sie mit ihm ab, welche Arbeiten für seine Entlastung am wichtigsten sind.
3. Warum tue ich das?
Prüfen Sie: Sind Ihre Tätigkeiten für das Unternehmen und die Aktivitäten Ihres Chefs Ziel fördernd?
4. Wie tue ich das?
Arbeiten Sie konzentriert und motiviert? Oder schieben Sie unangenehme Dinge vor sich her? Haben Sie eine gute Schreibtischorganisation, oder suchen Sie häufiger nach Unterlagen?
5. Wie lange brauche ich dazu?
Werden Sie immer wieder gestört, oder haben Sie sich störungsfreie Zeiten für schwierige Aufgaben organisiert? Haben Sie eine straffe Tagesplanung, und setzen Sie Prioritäten? Sammeln Sie gleichartige Routineaufgaben, und erledigen Sie sie in einem Zug? Arbeiten Sie mit Checklisten?
6. Womit tue ich das?
Sind Sie in Sachen Technik auf dem neuesten Stand? Informieren Sie sich über Neuheiten, die Ihnen die Arbeit erleichtern können?
7. Mit wem tue ich das?
Haben Sie innerhalb und außerhalb des Unternehmens Netzwerke, die Sie unterstützen können?