Die Ablagekästen sind randvoll, und die Ordner quellen über. Wer wünscht sich da nicht gerade zum Jahresanfang mehr Ordnung und Übersicht auf dem Schreibtisch und in den Schränken? Der Sekretärinnen BriefeManager sagt Ihnen, welche Unterlagen Sie 2008 wegwerfen dürfen und wie Sie mit den unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen richtig umgehen. Die vollständige Liste der Unterlagen die Sie laut den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab 1. Januar 2008 vernichten dürfen, finden Sie im Beitrag A650 "Aufbewahrungsfristen 2008".
Diese Unterlagen gelten nach dem Handels- und Steuerrecht keine Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen gelten nur für steuer- und bilanzrelevante Unterlagen. Es gibt aber eine Vielzahl von Unterlagen, die Sie nach dem Handels- und Steuerrecht nicht aufbewahren müssen und sofort vernichten dürfen:
Abruflisten an Kunden oder Lieferanten, Absatzlageberichte, Abschlussbesprechungsunterlagen, Abschlüsse für Monate oder Quartale, Aktenregister, Anfragen an Kunden oder Lieferanten, Arbeitsablaufuntersuchungen, Arbeitsanalysen, Arbeitsaufträge, Arbeitszeitstatistiken, Auftrags- und Bestandslisten, Auswertungen und Statistiken, Bedarfsmeldungen für Material, Betriebsratsangelegenheiten, Betriebswirtschaftliche Untersuchungen, Bewerbungskorrespondenz, Bilanzauswertungen, Bilanzvergleiche, Budgetunterlagen, Einkaufsanforderungen, Erbscheine, Ergebnisvergleiche, Fertigungspläne, Finanzberichte, Finanzpläne, Frachtbriefbegleitblätter, Frachtzettel, Halbjahresbilanzen, Handelsregisterauszüge von Fremdfirmen, Innenaufträge, Interne Berichte, Kostenberichte, Kostenstatistiken, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge, Kundenlisten, Laborberichte, Monatsinventuren, Monatsabschlüsse, Monatsjournale, Normvorschriften, Pläne, Preisanfragen, Produktionsdaten, Prospekte, Quartalsabschlüsse, Quartalsberichte, Reiseberichte, Rentabilitätsberechnungen, Sparbücher, entwertete Stücklisten, Tarifvorschriften, Transportbegleitscheine, Umsatzstatistiken, Urlaubsanträge, Versand- und Umsatzstatistiken, Vertragsentwürfe, Werkstattberichte
Die Aufbewahrung kann aber trotzdem sinnvoll sein, beispielsweise bei Betriebsratsunterlagen, Bewerbungskorrespondenz, Erbscheinen oder Garantieunterlagen, damit Sie im Fall der Fälle die notwendigen Nachweise erbringen können. Wenn die Unterlagen in elektronischer Form vorhanden sind, trennen Sie sich von dem entsprechenden Papier.
Warum Sie Unterlagen aufbewahren müssen, obwohl die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Selbst wenn eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dürfen Sie Unterlagen nicht vernichten, wenn sie
- für eine begonnene Außenprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
- für laufende steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder
- zur Begründung von steuerlichen Anträgen Ihrer Firma benötigt werden.
Auch wenn eine Betriebsprüfung abgeschlossen ist, sollten Sie die relevanten Unterlagen noch eine Weile aufbewahren. Falls der Prüfer sich geirrt hat, möchte Ihr Unternehmen möglicherweise Einspruch einlegen. Warten Sie also, bis der Vorgang komplett abgeschlossen ist.
Wann genau die Aufbewahrungsfrist abläuft
Wenn die Steuerfestsetzung für 2005 erst im Jahr 2007 erfolgt ist, beginnen für die Belege des Jahres 2005 die Aufbewahrungsfristen erst mit dem Jahr 2007 zu laufen.
Beispiel: Die Steuerbescheide für 2005 ergehen am 15. August 2007. Die Unterlagen aus dem Jahr 2005 sind bis zum Ablauf des Jahres 2017 aufzubewahren. Am 1. Januar 2018 dürfen die Unterlagen aus 2005 erst vernichtet werden.
Reicht es für die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist aus, wenn alle Unterlagen elektronisch verfügbar sind?
Nach einer Gesetzesnovelle der Abgabenordnung (AO), die seit 2002 in Kraft ist, sind Sie verpflichtet, ursprünglich erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen die Daten nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahren.
Wichtig: Wer seine steuerlich relevanten Unterlagen per Computer erstellt, bearbeitet und digital versendet, ist in Zukunft zur elektronischen, revisionssicheren Archivierung verpflichtet. Nur so ist sichergestellt, dass auch nach zehn oder mehr Jahren eine strukturierte und systemunabhängige Auswertung der unveränderlichen Daten möglich ist.
Wo Sie Ihre Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist lagern müssen
Grundsätzlich bleibt es Ihnen überlassen, wo Sie Ihre Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist aufbewahren. § 146 Abs. 2 AO schreibt jedoch vor, dass zumindest die Steuerunterlagen nicht im Ausland aufbewahrt werden dürfen. Nach dem HGB müssen Sie innerhalb angemessener Frist sich selbst und einem sachverständigen Dritten einen Überblick über die Geschäftsvorfälle jederzeit ermöglichen können.
Wie Sie die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist lagern müssen
Auch hier dürfen Sie die Form der Aufbewahrung selbst frei wählen.
Im Original müssen Sie aufbewahren
- die Eröffnungsbilanzen,
- die Jahresabschlüsse,
- die Konzernabschlüsse.
Sie können die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Buchungsbelege im Original aufbewahren. Es reicht aus, wenn Sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können. Alle übrigen Unterlagen und Aufzeichnungen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen lediglich so aufbewahrt werden, dass eine inhaltliche Wiedergabe ermöglicht wird.
Vorsicht bei Einzelfällen!
Abweichend von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es immer möglich, dass Belege oder Verträge aufbewahrt werden sollen. Stellen Sie vor Ihrer Vernichtungsaktion sicher, dass es keine internen Anweisungen gibt, mit denen die Aufbewahrungsfristen anders geregelt sind.