Nach einer Gesetzesnovelle der Abgabenordnung (AO), die seit 2002 in Kraft ist, sind Sie verpflichtet, ursprünglich erstellte digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen die Daten nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahren.
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Wichtig: Wer seine steuerlich relevanten Unterlagen per Computer erstellt, bearbeitet und digital versendet, ist in Zukunft zur elektronischen, revisionssicheren Archivierung verpflichtet. Nur so ist sichergestellt, dass auch nach zehn oder mehr Jahren eine strukturierte und systemunabhängige Auswertung der unveränderlichen Daten möglich ist. Mit anderen Worten:
Was Sie elektronisch erstellt und bearbeitet haben, müssen Sie auch elektronisch revisionssicher archivieren.
Wo Sie die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist aufbewahren müssen
Grundsätzlich ist es Ihre Entscheidung, wo Sie Ihre Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfrist aufbewahren. § 146 Abs. 2 AO schreibt jedoch vor, dass zumindest die Steuerunterlagen in der Regel nicht im Ausland aufbewahrt werden dürfen. Es gibt jedoch Ausnahmen. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Sie jedoch innerhalb angemessener Zeit sich selbst und einem sachverständigen Dritten einen Überblick über die Geschäftsvorfälle jederzeit ermöglichen können. Damit ist ein weit entfernter Ort ebenfalls auszuschließen.
Wie Sie die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist aufbewahren müssen
Auch hier dürfen Sie die Form der Aufbewahrung selbst frei wählen. Im Original müssen Sie aufbewahren:
- die Eröffnungsbilanzen,
- die Jahresabschlüsse,
- die Konzernabschlüsse.
Sie können die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Buchungsbelege im Original aufbewahren. Es reicht für die Einhaltiung der Aufbewahrungsfristen jedoch aus, wenn sie originalgetreu bildlich wiedergegeben werden können. Alle übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Aufzeichnungen müssen lediglich so aufbewahrt werden, dass eine inhaltliche Wiedergabe er möglicht wird.
Vorsicht bei Einzelfällen!
Abweichend von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es immer möglich, dass Belege oder Verträge aufbewahrt werden sollen. Stellen Sie vor Ihrer Vernichtungsaktion sicher, dass es keine internen Anweisungen gibt, mit denen die Aufbewahrungsfristen anders geregelt sind.
Müssen Sie E-Mails aufbewahren?
Für E-Mails gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Fragen Sie sich, um welche Art Dokument es sich handelt, und schlagen Sie die Aufbewahrungsfrist nach.
Alle Unterlagen von A bis Z, die Sie nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab 1. Januar 2010 vernichten dürfen, finden Sie jetzt in Der SekretärinnenBriefeManager. Klicken Sie hier für Ihren 14-Tage-Gratis-Test!