Die folgende Checkliste hilft Ihnen bei der Vorbereitung, denn sie hat sich in der Praxis bewährt. Ergänzen Sie sie um interne Details Ihrer Dienststelle.
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Das können Sie tun, wenn eine Sitzung anberaumt wird:
- Termin der Sitzung in Terminpläne eintragen
- Sitzungsraum reservieren
- Bewirtung organisieren
- klären, ob und welches Catering angeboten werden soll
- Einladungen mit Tagesordnungspunkten formulieren
- Termin via Outlook an die (internen) Teilnehmer bzw. bei externen Teilnehmern eine Terminbestätigung vorab per E-Mail senden
- Unterlagen heraussuchen, die mit versendet werden sollen
- Einladungen mit Unterlagen/Anhängen versenden (auf Fristen gemäß Satzung bzw. Geschäftsordnung achten!)
Wenn Sie an der Sitzung teilnehmen und das Protokoll führen:
- Protokollart mit dem Chef klären (falls Sie das Protokoll führen – in der Regel wird es ein Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll sein)
- sich selbst kurz über die Themen der Tagesordnungspunkte informieren und/oder nachlesen
- Zeit für die Protokoll-Niederschrift einplanen und priorisieren
- Vertretung für sich selbst während der Sitzung suchen
Zu erledigende Arbeiten bis spätestens 3 Tage vor der Sitzung:
- Ihrem Vorgesetzten mitteilen, wenn einige Teilnehmer abgesagt haben
- prüfen, ob der Termin verlegt werden muss
- Fragen der Teilnehmer beantworten
- abstimmen, welche Technik eingesetzt wird (Häufig dürfen aus Sicherheitsgründen keine externen USB-Sticks verwendet werden. Weisen Sie externe Vortragende darauf hin. Eventuell sollten sie Ihnen ihre Präsentation vorab schicken.)
- Informationen für das Ausarbeiten der Präsentation vom Sitzungsleiter einholen
- Präsentation für den Sitzungsleiter anfertigen und zur Korrektur an ihn geben (falls das nicht die Fachkräfte selbst machen)
- Korrekturen durchführen, Handouts anfertigen
Unmittelbar vor der Sitzung (einen Tag):
- Teilnehmerliste der Kollegen, die zugesagt haben, für den Sitzungsraum schreiben
- Namensschilder, Arbeitsmaterialien, Handouts und alle Unterlagen zusammenstellen
- Sitzungsraum vorbereiten, Technik auf Funktionsfähigkeit prüfen
Tipps für die Praxis:
- Kümmern Sie sich frühzeitig um die Technik im Sitzungsraum. Häufig gibt es technische Probleme.
- Teilen Sie der IT-Abteilung einige Tage vor dem Meeting den Termin der Veranstaltung sowie den Tag mit, an dem Sie die Technik prüfen möchten.
- Bitten Sie Ihre Kollegen um einen „Bereitschaftsdienst“, wenn das machbar ist, damit für den Fall, dass Technik ausgetauscht oder repariert werden muss, alles schnell geht.
- Wenn es in Ihrer Dienststelle möglich ist, wäre es das Beste, wenn Sie die Überprüfung der Veranstaltungstechnik ganz an die IT-Abteilung outsourcen und sich auf die anderen Arbeiten konzentrieren könnten.