Unsere tägliche Leistung wird durch die biorhythmischen Schwankungen unseres Körpers gesteuert. Trotz individueller Unterschiede sind gewisse allgemein gültige Muster zu erkennen. Unsere Leistungsspitze erreichen wir am Morgen zwischen 7:00 und 10:00 Uhr. Vor der Mittagspause kommt es nach einem kleinen Leistungstal nochmals zu einem Anstieg. Kurz nach dem Mittagessen fällt die Leistungskurve steil ab. Erst um circa 14:00 bis 15:00 Uhr beginnt sie wieder anzusteigen, erreicht aber nicht mehr das „Maximum“ des frühen Vormittags.
Ziehen Sie aus diesen Erkenntnissen Konsequenzen für Ihren Arbeitsstil als Sekretärin und Assistentin:
- Erledigen Sie komplizierte oder wichtige Aufgaben am Morgen. Auch wichtige Gespräche mit dem Chef oder mit Mitarbeitern legen Sie – wenn möglich – auf die leistungsintensiven Vormittagsstunden. Entscheidende Gespräche nach 11 Uhr sind zeitlich nicht optimal gewählt.
- Gehen Sie Telefonate und Routinearbeiten, die nicht viel Konzentration erfordern, am frühen Nachmittag an. Oder machen Sie ein wenig „Smalltalk“ mit Mitarbeitern: Das regt an und bringt Sie schneller wieder auf Hochleistung.
- Beenden Sie den Tag schließlich mit dem Erledigen wichtiger, zeitintensiver Aufgaben.
Arbeiten Sie mit der inneren Uhr Ihres Körpers, anstatt sie zu bekämpfen. So erreichen Sie die besten Resultate. Ihre Leistungshochs und -tiefs können sich individuell nach vorne oder hinten verschieben, je nachdem, ob Sie ein Tag- oder ein Nachtmensch sind. Während Sie als Tagmensch Ihr morgendliches Leistungshoch in den frühen Morgenstunden haben (ca. 6:30 bis 9:30 Uhr), verschiebt es sich, falls Sie ein Nachtmensch sind, auf die späteren Vormittagsstunden (ca. 9:30 bis 11:30 Uhr). Als Nachtmensch können Sie generell am Vor- mittag nicht so leistungsintensiv arbeiten wie Tagmenschen. Tagmenschen allerdings fallen nach dem letzten Nachmittagshoch ab, während Nachtmenschen in den Abendstunden noch einmal sehr konzentriert arbeiten können.
Deshalb: Wenn die Arbeitszeiten-Regelung in Ihrem Unternehmen es zulässt, sollten Sie als Nachtmensch später beginnen und länger in den Abend hinein arbeiten. Als Morgenmensch kommen Sie früher und haben dafür auch eher Feierabend.
Das Problem für Sie als Sekretärin in dieser Hinsicht liegt auf der Hand: Wenn Ihr Chef ein Nachtmensch ist und Sie ein Morgenmensch, ist es für Sie nicht immer möglich, Ihrem individuellen Biorhythmus gemäß zu arbeiten, weil Sie sich dem Arbeitsstil Ihres Chefs anpassen müssen. Zumindest in den Phasen, in denen Ihr Chef nicht im Büro anwesend ist, sollten Sie konsequent
Ihrem eigenen Rhythmus folgen. Vielleicht lässt Ihr Chef Ihnen aber auch genügend Freiraum und zeigt sich in puncto Arbeitszeiten flexibel.
Übrigens: Arbeitspsychologen fanden auch heraus, dass die Gesamtleistung von Angestellten mit anspruchsvoller Tätigkeit am Nachmittag höher ist, wenn sie sich zwischendurch eine Viertel- oder halbe Stunde Pause gönnen! Das kann ein Spaziergang sein, autogenesTraining oder sogar ein kurzes Nickerchen, der so genannte Powerschlaf. Auch der Plausch mit Kollegen in der Teeküche bringt neue Energie zurück. Danach geht es wieder mit voller Kraft weiter.
Übrigens: Weitere Profi-Tipps sowie Musterformulierungen und praxisnahe Checklisten wie auch Argumentationshilfen, Lösungen und neue Herangehensweisen für alle Assistenzaufgaben finden Sie in der Fachzeitschrift "assistenz heute" - Ihr persönlicher Erfolgsrateber rund um die Themen Büro-, Projekt- und Zeitmanagement.
So werden Sie Ihre Aufgaben nicht nur schneller und selbstständiger erledigen, sondern auch Ihren Chef von Ihren Fähigkeiten überzeugen! Testen Sie den Erfolgsratgeber jetzt volle 30 Tage kostenlos und ohne jedes Risiko. Klicken Sie hier..