Trotz Internet, E-Mail und E-Commerce steigt der Papierverbrauch im Büro weiter an. Was Ablage, Dokumente und Terminplanung betrifft, erwiesen sich Sekretärinnen und Assistentinnen nicht als „Elektronik-Freaks“. Das ist das Ergebnis der „Büroumfrage 2003“, bei der das Gallup-Institut im Auftrag der Europapier AG die aktuellen Verhaltensweisen bei Warenbestellung, Terminplanung, Ablage, Umgang mit sensiblen Dokumenten, Internet, Arbeitsabläufen im Büro sowie die Trends bei der Verwendung von Druckern, Faxgeräten und elektronischen Hilfsmitteln erhob.
Das sind die Ergebnisse im Einzelnen:
1. Terminplanung.
Drei von vier Chefs planen ihre Termine mit einem herkömmlichen Kalender oder einem Terminplaner aus Papier. Erst an zweiter Stelle folgen elektronische Terminplanungsinstrumente wie Computer, PDAs, Palms oder Handys. Für den eigenen Gebrauch bevorzugen 70 % der befragten Sekretärinnen den herkömmlichen Kalender oder einen Terminplaner aus Papier und nur 30 % elektronische Terminplanungsinstrumente.
2. E-Mail und Fax.
Trotz der gewaltig ansteigenden Anzahl an E-Mails ist in den meisten Büros der Fax-Verkehr in den letzten beiden Jahren gleich geblieben oder hat zugenommen. Die Möglichkeit, Faxe direkt auf dem Computerbildschirm zu empfangen, wird noch wenig genutzt: Die Mehrzahl der befragten Sekretärinnen empfangen oder senden ihre Faxe über ein Faxgerät.
3. E-Commerce im Vormarsch.
Doch handelt es sich noch keineswegs um eine Revolution: Das Volumen der Bestellungen per E-Mail/Internet hat sich zwar in den vergangenen zwei Jahren in den Büros erhöht. Sieben von zehn Sekretärinnen bestellen jedoch Waren lieber per Fax oder Telefon als elektronisch. Wenn es um Liefer- und Auftragsbestätigungen geht, werden Fax und Brief von 2/3 der befragten Sekretärinnen der Bestätigung via E-Mail vorgezogen.
4. Fax- und Druckgeräte: Trennung bleibt Trumpf.
Der Einsatz von Faxgeräten und Druckern hat sich in den vergangenen zwei Jahren nur wenig verändert: In neun von zehn Unternehmen existiert ein Farbdrucker. Es wird überwiegend mit getrennten Fax- und Druckgeräten gearbeitet. Kombinierte Fax-/Drucker- Geräte sind bei rund 15 % der Unternehmen im Einsatz.
5. Ablage auf Papier überwiegt.
Sieben von zehn Befragten legen wichtige Dokumente auf Papier ausgedruckt in Ringordnern oder Mappen ab. Nur drei von zehn Befragten archivieren Geschäftskorrespondenz, Protokolle, Konzepte, Aktennotizen, Bestellungen und Angebote auf der Festplatte des Computers oder auf externen elektronischen Speichermedien.
6. Medium folgt Message.
Ob Papier, Internet oder Telefon: Der Inhalt der Kommunikation entscheidet darüber, welches Medium zur Anwendung kommt. Die Untersuchung belegt, dass sensiblere Informationen eher auf Papier gesendet oder abgelegt werden, in der internen Kommunikation gewinnt hingegen zunehmend das E-Mail als Kommunikationsmedium an Boden.
Prinzipiell gilt:
Je wichtiger die Nachricht, umso persönlicher wird die Art der Mitteilung erwartet. Terminabsprachen zwischen Chef und Sekretärin werden zu 80 % mündlich gemacht. Und natürlich wollen Sekretärinnen laut Umfrage fast ausnahmslos mündlich oder brieflich informiert werden, wenn es z. B. um die eigene Gehaltserhöhung oder Beförderung geht.
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