Mithilfe eines Organigramms bilden Sie auf einen Blick die Struktur Ihrer Organisation bzw. Ihres Unternehmens ab. Es zeigt Verbindungen zwischen einzelnen Einheiten wie Abteilungen oder Mitarbeitern. Sie können auch ein Organigramm erstellen, das nur Ihre Abteilung zeigt.
Die Verbindungen im Organigramm stehen dabei meistens für:
- Wer ist für wen und wofür verantwortlich?
- Wer ist wessen Vorgesetzter oder Untergebener?
- Wie verlaufen die Kommunikationswege?
So werden Organigramme eingesetzt
1. Sie oder Ihr Chef erklären einem neuen Mitarbeiter die Funktionsweise Ihres Unternehmens und die Möglichkeiten für seine Karriere und Entwicklung. Durch die bildhafte Darstellung kann der Neue Zusammenhänge und Funktionen schneller erkennen.
2. Im Unternehmen soll umorganisiert werden. Auf der Grundlage des Organigramms kann, gemeinsam mit den Mitarbeitern, die Grobstruktur der neuen Organisation entwickelt werden.
3. Externe Partner wie Kunden, Banken, Kooperationspartner etc. wollen die interne Organisation Ihres Unternehmens näher kennen lernen.
So bauen Sie Ihr Organigramm auf
Es gibt keine festen Regeln für den Aufbau und das Aussehen eines Organigramms. Die meisten Unternehmen stellen es mithilfe von Kästen und Linien dar. Diese werden so angeordnet, dass eine Über- und Unterordnung, eine Hierarchie, deutlich wird.
So gehen Sie vor:
1. Fragen Sie sich zuerst, wie detailliert das Organigramm werden soll.
Soll jeder Mitarbeiter des Unternehmens abgebildet werden? Oder genügen einzelne Mitarbeiterkategorien? Als Grundlage für eine Umorganisation sollte jede Stelle berücksichtigt werden.
2. Wie Sie das Organigramm grafisch gestalten ist Geschmackssache.
Kreise, Ellipsen und Pfeile haben sich in der Praxis gut bewährt. Die Kreise symbolisieren Offenheit, Flexibilität, Kommunikation. Pfeile zeigen z. B., wie wichtige Prozesse ablaufen und in welche Richtung Informationen weitergegeben werden.
3. Beziehen Sie die Kunden in das Organigramm ein.
Sie sind das Ziel und der Zweck Ihres Unternehmens. An ihnen muss sich die Organisation – und damit das Organigramm – orientieren.
4. Die Grundstruktur bauen Sie nach folgenden Kriterien auf:
- Kundengruppen: Großkunden, Einzelhändler, Privatkunden, ...
- Produkttypen: Großgeräte, Spezialgeräte, Massengeräte, ...
- Hauptaufgaben: Marketing, Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Service, ...
- wichtige Nebenfunktionen: Personal, EDV, Controlling, Recht ...
- Die Geschäftsleitung weisen Sie gesondert aus.
Tipp:
Wichtige und kommunikationsintensive Schnittstellen in Ihrem Unternehmen sollten im Organigramm eine Einheit bilden. Mit Pfeilen können Sie darüber hinausgehende Kommunikations- und Informationsströme abbilden.
Wichtig: Zeichnen Sie im Organigramm auch die jeweiligen Vertretungen für Urlaub oder bei Abwesenheit ein. Diese sollten immer klar geregelt sein.