Gehen Sie die folgende Checkliste durch, und prüfen Sie, ob Sie bereits die wichtigsten Tipps erfolgreicher Organisationsprofis anwenden oder ob es bei Ihnen in Sachen Arbeitsorganisation noch einiges zu verbessern gibt:
Setzen Sie die folgenden Verhaltensweisen im Rahmen Ihrer Arbeitsorganisation um? – Ja oder nein?
- Sie planen im Voraus, um ein großes Arbeitspensum in überschaubare Teilschritte zu zerlegen.
- Sie schalten bei sehr wichtigen Arbeiten Störfaktoren aus (Telefon auf Kollegin umstellen, geschlossene Tür).
- Sie setzen Prioritäten und trennen Wesentliches von Unwesentlichem.
- Sie unterscheiden zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit: Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringend, und umgekehrt. Achtung: Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!
- Sie kalkulieren Pufferzeiten ein, damit Sie noch Raum für Unvorhergesehenes haben.
- Sie achten auf Ordnung, um keine Zeit mit Suchen zu vergeuden.
- Sie fassen gleichartige Arbeiten zusammen, um Zeit zu sparen.
- Sie legen sich Checklisten für immer wiederkehrende Aufgaben an.
- Sie setzen sich konkrete Ziele mit dazugehörigen Terminen, die Sie auch einhalten können.
- Sie halten sich bürotechnisch auf dem neuesten Stand (PC, Ablage, neueste Kommunikationsmittel).
- Sie sagen Nein, wenn Sie feststellen, dass Kollegen Ihre Hilfsbereitschaft ausnutzen wollen.
- Sie konzentrieren sich immer auf die nächstliegende wichtige Aufgabe, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.
Ergebnis:
Wenn Sie alle Aussagen mit „ja“ beantworten konnten, sind Sie ein Organisationsprofi. Haben Sie in einem oder mehreren Punkten mit „nein“ geantwortet, besteht in diesen Bereichen noch Verbesserungsbedarf.