Checkliste für Besprechungen: Prüfen Sie Ihre Effizienz

Ohne Meetings funktionieren die Abläufe in keinem Unternehmen. Schließlich ist es wichtig, den lückenlosen Informationsfluss aufrechtzuerhalten und immer wieder eine gemeinsame Richtung zu bestimmen.

Allerdings beklagen Mitarbeiter in vielen Unternehmen, dass Besprechungen zu häufig anberaumt werden, zu viel Zeit kosten und zu wenig Ergebnisse bringen.

Als Assistentin und Sekretärin sind Sie entscheidend mitverantwortlich dafür, ob die Besprechungskultur in Ihrem Unternehmen organisiert und effizient ist oder nicht.

Gehen Sie deshalb vor jeder Besprechung, die Sie organisieren, die folgende Checkliste durch. Im Laufe eines Jahres können Sie mit einer gut durchdachten Besprechungskultur die Kosten erheblich senken.

Checkliste: Klären Sie Folgendes vor jeder Besprechung

1. Gibt es ökonomischere Alternativen (E-Mail, Intranet, Telefon-, Videokonferenz, Einzelgespräch) als die Besprechung? Können Sie das Meeting durch eine andere, effizientere Kommunikationsform ersetzen?
2. Haben Sie bzw. Ihr Chef die richtigen Personen eingeladen, um das Ziel, z. B. die Beschlussfassung, zu erreichen? Nehmen auch wirklich nur die Mitarbeiter teil, die das Thema etwas angeht?
3. Haben Sie das Besprechungsziel klar formuliert, und sind alle Teilnehmer darüber informiert?
4. Haben Sie auf Ihrer Einladung zum Meeting alle Teilnehmer über Beginn, Ende und Zeitdauer der Besprechung informiert?
5. Wissen alle Teilnehmer, wer an der Besprechung teilnimmt?
6. Haben Sie allen Teilnehmern ein bis zwei Tage zuvor eine schriftliche Agenda der Tagesordnungspunkte mit angesetzter Zeitdauer zukommen lassen?
7. ...

Wenn Sie anhand dieser Checkliste erkennen, dass Sie den einen oder anderen Punkt noch verbessern können, sprechen Sie Ihren Chef darauf an und machen auch gleich Vorschläge zur Verbesserung.

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