Wenn Ihr Chef einen Empfang, eine Jubiläumsfeier oder sonstige Festlichkeiten plant, sind Sie als seine Sekretärin nicht nur für die Organisation, sondern auch für die Einladungsschreiben verantwortlich.
Wichtig dabei ist vor allem, dass Ihr Einladungsschreiben alle für die Gäste notwendigen Informationen enthält:
- Name des Gastes/der Begleitung (Denken Sie an den/die Titel!)
- Anlass der Einladung
- Datum, Beginn, Veranstaltungsort
- Kleidung – zum Beispiel Smoking (auf der Einladung wird nur die Kleidung des Herrn angegeben, die Dame zieht das dazu passende an)
- "Um Antwort wird gebeten bis ..." oder "U. A. w. g. bis ..."
- "c. t." (cum tempore) oder "s. t." (sine tempore) – "c. t." bedeutet, dass die Gäste bis zu einer Viertelstunde nach der angegebenen Anfangszeit eintreffen können; mit "s. t." bitten Sie die Gäste um pünktliches Erscheinen
- Beschreibung des Anfahrtsweges, eventuell Hotelprospekt beifügen
- vorgedruckte Antwortkarte zum Ankreuzen, zum Beispiel
- Ja, ich komme
- Es begleitet mich Herr/Frau ...................
- Reservieren Sie ein EZ/DZ im Hotel XY von ..... bis ......
Tipp: Wenn Sie die Einladungen schon sehr früh verschickt haben, senden Sie ca. eine Woche vor der Veranstaltung noch einmal eine Erinnerung.
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