Mit dieser Checkliste schaffen Sie effiziente Besprechungen ohne hohe Kosten
Allerdings beklagen Mitarbeiter in vielen Unternehmen, dass Besprechungen zu häufig anberaumt werden, zu viel Zeit kosten und zu wenig Ergebnisse bringen.
Als Assistentin und Sekretärin sind Sie entscheidend mitverantwortlich dafür, ob die Besprechungskultur in Ihrem Unternehmen organisiert und effizient ist oder nicht.
Gehen Sie deshalb vor jeder Besprechung, die Sie organisieren, die folgende Checkliste durch. Im Laufe eines Jahres können Sie mit einer gut durchdachten Besprechungskultur die Zeit und auch die Kosten erheblich senken.
Die Checkliste enthält Fragen zur Besprechungskultur, die Sie sich nach Berater und Coach Josef Seifert stellen sollten, um Besprechungen in Ihrem Team effizienter zu machen.
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Checkliste: Prüfpunkte für effiziente Besprechungen Kriterium:
1. Die richtige Wahl der Kommunikationsform
- Gibt es ökonomischere Alternativen (E-Mail, Intranet, Telefon-, Videokonferenz, Einzelgespräch) zur Besprechung?
- Können Sie das Meeting durch eine andere, effizientere Kommunikationsform ersetzen?
2. Die Personen- und Teilnehmerauswahl
- Haben Sie beziehungsweise Ihr Chef die richtigen Personen eingeladen, um das Ziel, zum Beispiel die Beschlussfassung, zu erreichen?
- Nehmen auch wirklich nur die Mitarbeiter teil, die das Thema etwas angeht?
3. Das Ziel der Besprechung
- Haben Sie das Besprechungsziel klar definiert und auch formuliert?
- Und sind alle Teilnehmer darüber informiert?
4. Der Zeitpunkt der Besprechung sowie die Dauer
- Haben Sie auf Ihrer Einladung zum Meeting alle Teilnehmer über den Beginn und die Dauer der Besprechung informiert?
5. Informationen über die Teilnehmer
- Wissen alle Teilnehmer, wer an der Besprechung teilnimmt?
6. Die Tagesordnungspunkte
- Haben Sie den Teilnehmern einen bis zwei Tage vorher eine schriftliche Agenda der Tagesordnungspunkte mit angesetzter Zeitdauer zukommen lassen?
7. Die Vorbereitung
- Haben Sie alle Teilnehmer rechtzeitig und detailliert darüber informiert, was sie in welcher Qualität für das Meeting vorbereiten müssen?
8. Die Spielregeln
- Hat Ihr Chef für seine Besprechungen klare Kommunikationsspielregeln definiert, die einen effizienten Besprechungsverlauf sichern?
- Sind diese Regeln allen Teilnehmern bekannt?
9. Der Moderator
- Ist für das Meeting ein Moderator hilfreich, der die Besprechung kompetent leitet?
10. Die Rahmenbedingungen
- Haben Sie die passenden Rahmenbedingungen gewählt: Räumlichkeit, technische Ausstattung, Essen, Getränke bei längeren Sitzungen?
11. Die Bereitstellung der Medien
- Stehen entsprechende Mittel zur Visualisierung bereit: Flipchart, Kärtchen, Overhead, Laptop/Beamer, Handouts ...?
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