Der nächste Urlaub kommt bestimmt und für viele Sekretärinnen ist die Vorfreude schon vollständig dahin, wenn sie nur daran denken, was sie wohl diesmal für ein Chaos bei ihrer Rückkehr vorfinden werden. Sie rechnen nach ihrem Urlaub mit Stapeln von Unterlagen und einfach jeder Menge Arbeit.
Damit es Ihnen besser ergeht und Ihre Erholung nach dem Urlaub noch ein wenig anhält, sollten Sie Ihre Abwesenheit gut vorbereiten.
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Sprechen Sie Ihren Chef rechtzeitig vor Ihrem Urlaub auf eine Vertretung an
Es ist nicht Aufgabe der Sekretärin, eine Vertretung für ihren Urlaub zu organisieren. Sie können Ihrem Chef natürlich gerne dabei behilflich sein. Letztendlich fällt dies jedoch in seinen Aufgabenbereich, vor allem wenn sich alle Kolleginnen weigern und Sie keine Lösung finden.
Wenn Sie sich eine Vertretung ausgesucht haben, klären Sie frühzeitig, welche Zeiträume dafür infrage kommen. Vielleicht gibt es eine gegenseitige Vertretung, dann darf es hier natürlich zu keinerlei Terminüberschneidungen kommen.
Ihre Urlaubsvertretung sollte die Gewohnheiten Ihres Chefs kennen
Erleichtern Sie Ihrer Vertretung den Einstieg, indem Sie sie mit den persönlichen Eigenarten Ihres Chefs vertraut machen. Schreiben Sie wirklich alles auf, was Ihnen einfällt.
- Bewirtung des Chefs: Kaffee, Tee oder Wasser?
- Info über Dinge, die er nicht leiden kann
- Können Mitarbeiter immer zu ihm kommen?
- Darf man stören, wenn er Besuch hat?
- Gibt es besondere Rituale (kommt er zum Beispiel jeden Morgen zu einer bestimmten Uhrzeit in den Betrieb und will dann die Zeitung auf seinem Tisch liegen haben)?
- Gibt es regelmäßige Besprechungstermine mit der Sekretärin?
- und und und ...
Warnen Sie Ihre Urlaubsvertretung vor bekannten Fettnäpfchen und weisen Sie sie auf bevorzugt zu behandelnde Personen hin. Hier ist beispielsweise eine Namensliste mit regelmäßig anrufenden Freunden und Bekannten eine große Hilfe.
Was soll in Ihrem Urlaub mit der Ablage geschehen?
Da Sie sicher wissen möchten, was während Ihres Urlaubs passiert ist, bitten Sie Ihre Urlaubsvertretung, die Unterlagen lediglich vorzusortieren. Ihre Vertretung sollte jeden Vorgang in einer Word- oder Exceltabelle für Sie erfassen, und zwar nach den Kriterien "wann", "von wem", "worum geht es" und "was wurde damit gemacht".
Generell gilt: Je besser Sie organisiert sind, desto besser findet sich eine fremde Person an Ihrem Arbeitsplatz zurecht. Falls Sie nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub feststellen, dass einiges schief gelaufen ist, muss dies nicht allein an der mangelnden Kompetenz der Dame gelegen haben, die Sie vertreten hat. Prüfen Sie sehr sorgfältig, ob Sie Ihre Organisation optimieren können, damit auch während Ihrer Abwesenheit alles glattläuft.
Mein Tipp: Nehmen Sie sich nach Ihrem Urlaub ausreichend Zeit für eine Nachbesprechung mit Ihrer Vertretung und fragen Sie auch Ihren Chef, wie er die Zwischenzeit erlebt hat. So können Sie anhand dieser Informationen Ihren nächsten Urlaub noch besser vorbereiten und organisieren.
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