Haben Sie schon mit Ihrem Chef gesprochen? Wenn nicht, dann ist es höchste Zeit! Denn falls er eine Weihnachtsfeier plant, will diese gut vorbereitet sein.
Je größer die Mitarbeiterzahl und je länger die Gästeliste, desto größer der Aufwand. Eine gelungene Weihnachtsveranstaltung erfordert eine generalstabsmäßige Vorbereitung. Es sind eine Unmenge von Details zu beachten und vorzubereiten.
Mit dieser Checkliste vergessen Sie auch wirklich nichts. Wir haben für Sie alle wichtigen Punkte für eine interne bzw. externe Weihnachtsfeier zusammengestellt. Übernehmen Sie, was für Ihre individuelle Weihnachtsfeier von Bedeutung ist!
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Checkliste: Weihnachtsfeier
Budget
Welchen Betrag ist Ihr Chef bereit, für die Feier auszugeben? Daran orientieren sich alle Details Ihrer Organisation.Datum
Optimal: Der letzte Arbeitstag vor den Feiertagen, damit die entsprechende Stimmung aufkommt und sich die Mitarbeiter schon auf die vor ihnen liegende Zeit einstimmen können. Gut eignet sich auch der letzte Freitag vor den Feiertagen, da am nächsten Tag in der Regel nicht gearbeitet werden muss. Ein Samstag ist nicht besonders beliebt, da die meisten Mitarbeiter so kurz vor Weihnachten noch viel zu erledigen haben und außerdem zusätzliche Feiern (z. B. von Vereinen) stattfinden.Uhrzeit und Dauer
Für den kleinen Rahmen bietet sich der Nachmittag oder die Zeit direkt nach Büroschluss an. Dauer in diesem Fall: maximal zwei Stunden. Beginn beispielsweise um 15 oder 17 Uhr. Eine größere Feier im Hause kann schon mittags beginnen. Eine externe Feier fängt mit Punsch und Plätzchen um 16 Uhr an, anschließend findet ein Abendessen statt. Oder man trifft sich erst zum Abendessen um 19 Uhr. Denken Sie dabei daran, dass die Teilnehmer bei einer Feier außer Haus eventuell einen längeren An- und Abfahrtsweg haben.Wer soll kommen?
Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef fest, wen Sie einladen wollen: Mitarbeiter mit oder ohne Partner, ehemalige Mitarbeiter, Geschäftspartner, wichtige Kunden, wichtige Persönlichkeiten aus der örtlichen Politik, Presse? Erstellen Sie eine Einladungsliste. Wichtig: Sind die Adressen der Gäste, die Sie schriftlich einladen wollen, aktuell?Ort: Feier im Unternehmen
Eine Feier im eigenen Hause ist sinnvoll, wenn geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung stehen. Hier können Sie meist preisgünstiger feiern und haben keine Reservierungsprobleme. Das eingesparte Geld können Sie für Mitarbeitergeschenke, Spenden oder ein exklusives Rahmenprogramm ausgeben. Nachteil für Sie: Sie haben viel Arbeit mit Dekoration, Bewirtung, Aufräumen usw. Wichtig: Auf eine Weihnachtsdekoration sollten Sie nie verzichten, sonst kommt keine Stimmung auf. Ein trivialer aber nicht unwichtiger Punkt: Prüfen Sie, ob am Veranstaltungsort – ob intern oder extern – ausreichende und saubere Sanitäranlagen für die entsprechende Anzahl von Gästen vorhanden sind.Ort: Feier außerhalb des Unternehmens
Bei einer Feier im Restaurant ist ihr organisatorischer Aufwand geringer, denn die Gastronomie ist mit Menü- und Dekorationsangeboten für Weihnachtsfeiern bestens gerüstet. Lädt Ihr Unternehmen mehr als 100 Gäste ein, bieten sich beispielsweise auch Sport- oder Gemeindehallen als Veranstaltungsort an. Auch größere Hotels haben oft passende Räume dafür. Externe Räumlichkeiten sind für die Mitarbeiter immer etwas Besonderes und kommen besser an als die gewohnte Kantine. Unter der Internet-Adresse www.memo-media.de finden Sie auch außergewöhnliche Veranstaltungsorte in Deutschland für Ihre Weihnachtsfeier. Unter www.intergerma.de können Sie kostenlos die Handbücher „Event Locations“ (außergewöhnliche und traditionelle Veranstaltungsorte) und „Hotel- und Tagungsstätten“ bestellen. Weitere ergiebige Internet- Adressen zu diesem Thema sind www.tagungsplaner.de und www.adventours.de.Wer hilft?
Eine Großveranstaltung können Sie kaum allein bewältigen. Sie benötigen Helfer. Bestimmen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef und den Kollegen ein Festkomitee: Wem wird die Gesamtleitung und -verantwortung übertragen und wer übernimmt welche Aufgabe verbindlich bis zu welchem Termin? Wichtig: Legen Sie die Aufgabenverteilung schriftlich mit Namen und Fertigstellungsterminen in einem Protokoll fest, und verfolgen Sie die Termine.Einladung
Wer formuliert und schreibt die Einladungen? Genügt für die Mitarbeiter ein Aushang? Oder bekommt jeder eine offizielle schriftliche Einladung mit Festprogramm? Das ist die stilvollere Variante. Externe Gäste werden selbstverständlich schriftlich eingeladen.
Wichtig: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Gäste bereits sechs Wochen vorher über den Termin. Denn gerade in der Vorweihnachtszeit häufen sich bei vielen die Weihnachtsfeiern. Wenn Sie so viele Wochen vorher noch kein detailliertes Festprogramm versenden können, schicken Sie es ca. zwei Wochen vor der Veranstaltung mit einem Begleitschreiben nach.Dekoration
Bei einem externen Veranstaltungsort sprechen Sie die Deko mit dem Veranstalter ab. Für die Räumlichkeiten im Unternehmen sind Sie verantwortlich. Die Dekoration ist Geschmacksache: Vom traditionellen Tannenbaum und Tannengestecken auf den Tischen bis zum futuristischen Designerchristbaum in den Firmenfarben ist alles möglich. Setzen Sie sich mit einem Floristen in Verbindung, und lassen Sie sich ein Angebot machen. Oder nehmen Sie Kontakt mit einer Behindertenwerkstätte in Ihrer Nähe auf. Auch diese fertigen Weihnachtsschmuck an, und Sie haben mit Ihrer Bestellung gleich ein gutes Werk getan.
Die Tische sollten festlich gedeckt sein mit Tischdecken, kunstvoll drapierten Servietten und einem festlichen Geschirr. Kerzen sind zwar nicht ungefährlich, machen aber ein stimmungsvolles Licht. Unter www.allerleih.de können Sie Geschirr, Gläser, Besteck, Tischdeko und vieles mehr ausleihen. Das Geschirr wird gebracht und abgeholt. Die Reinigung übernimmt der Dienstleister. Auch www.memo-media.de bietet unter der Rubrik Ausstattung und Dekoration alles Mögliche an, von Mietmöbeln über Dekoration bis zu Bühnen und Podesten.
Wichtig: Achten Sie auf die Beleuchtung! Das grelle Licht eines Tagungsraums kann die Stimmung empfindlich beeinträchtigen. Versuchen Sie, das Licht etwas zu dämpfen.Tischordnung
Stellen Sie die Gästeliste zusammen, wenn nach Ihrer schriftlichen Einladung alle Zu- und Absagen bei Ihnen eingegangen sind. Jetzt können Sie entscheiden, wie die Tische aufgestellt werden sollen. Ist eine Tischordnung vorgesehen? Dann achten Sie auf den Rang der Personen. Der wichtigste Kunde und der bedeutendste Geschäftspartner sitzen in unmittelbarer Nähe Ihres Chefs. Auch hohe Politiker und Würdenträger wollen ihren Rang durch die Nähe zu Ihrem Chef bestätigt wissen. Dagegen kann ein Nachwuchsmanager Ihres Hauses – auch wenn er noch so nett ist – ruhig ganz weit weg sitzen.
Straffe Regeln gelten beim Großbankett mit Protokoll: Die besten Plätze bekommen die Firmenvertreter der umsatzstärksten Unternehmen. Ansonsten gilt: Nebeneinander gehört, wer dieselbe Sprache spricht oder dieselben Interessen pflegt. Alle Gäste sollen zufrieden nach Hause gehen.Namensschilder
Wenn es eine sehr große Weihnachtsfeier ist, zu der Mitarbeiter mehrerer Filialen des Unternehmens und viele externe Gäste eingeladen werden, sind Namensschilder empfehlenswert. So weiß jeder gleich, mit wem er es zu tun hat.Fotograf
Engagieren Sie einen professionellen Fotografen. Viele Mitarbeiter erinnern sich gerne an eine gelungene Weihnachtsfeier des Unternehmens.Technik
Was benötigen Sie zusätzlich? Kühlschränke für die Getränke, Warmhaltegeräte fürs Essen? Brauchen Sie Overheadprojektoren, Flipcharts, Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, Musikanlage, spezielle Beleuchtung wie Strahler oder Spots?Bewirtung
Gibt es am Nachmittag bereits Kaffee und Kuchen? Wer trifft die Menüauswahl am Abend? Wie viele Gänge? Denken Sie auch an Vegetarier. Welche Getränke passen zum ausgewählten Menü? Bieten Sie unbedingt auch nichtalkoholische Getränke an. Wird ein Kaffee nach dem Dessert gereicht? Werden Menükarten ausgelegt? Stimmen Sie Bewirtung und Programmpunkte harmonisch aufeinander ab. Zu lange Reden oder Darbietungen vor dem Essen oder nach der Vorspeise werden wegen der knurrenden Mägen nicht so gut aufgenommen. Mit einem vollen Bauch feiert es sich besser. Nach dem Hauptgang ist jeder satt und offen für die Darbietungen.Presse
Ist Ihr Unternehmen der „Local Hero“? Dann wird vielleicht auch die Presse Interesse an Ihrer Weihnachtsfeier haben. Stellen Sie Pressevertretern, die sich angemeldet haben, vorab ein ausführliches Programm zum Ablauf der Feier zur Verfügung. Bereiten Sie Pressemappen mit den wichtigsten aktuellen Unternehmensdaten vor, die Sie jedem Pressevertreter zu Beginn der Veranstaltung überreichen. Ein „Pressebag“ mit Unternehmensaufdruck, in dem sich Block, Stift, Pressemappe und ein kleines Werbegeschenk befinden, kommt bei Journalisten gut an. Wichtig: Behandeln Sie die Pressevertreter höflich und zuvorkommend. Am besten bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der sich ausschließlich um sie kümmert und ihre Fragen beantworten kann.Parkplätze
Stehen ausreichend Parkplätze für alle Gäste zur Verfügung, sowohl an einem externen Veranstaltungsort als auch auf dem Firmengelände?Kleidervorschrift
Machen Sie hierzu – wenn nötig – Angaben in der Einladung. Je nach Veranstaltungsort und Ablauf des Programms werden Sie elegante oder legere Kleidung bevorzugen.An- und Abfahrt
Wenn Sie außerhalb des Unternehmens feiern, kommt vielleicht der Shuttle-Service eines Busunternehmens in Betracht, der die Mitarbeiter vom Unternehmen zum Ort der Feier bringt. Es ist jedenfalls der sichere Weg, denn Alkohol wird bestimmt fließen. Wichtig: Müssen externe Gäste vom Flughafen oder Bahnhof abgeholt werden? Ist für sie ein Hotelzimmer reserviert und der Transfer zum Veranstaltungsort gesichert?Begrüßung
Wer empfängt und begrüßt die VIPs und externen Gäste? Wer führt sie zum Ort der Veranstaltung, wenn sie ankommen und der Weg zu den Räumlichkeiten unübersichtlich ist? Wer führt sie zu ihren Plätzen? Wie empfangen Sie die Gäste? Mit Prosecco und Orangensaft, den z. B. Weihnachtsmänner oder Engelchen servieren? Soll der Empfang musikalisch untermalt werden?Ansprachen und Reden
Wer hält die Begrüßungsrede? Wie lange? Vorsicht! Weihnachtsfeiern sollten nicht durch Endlosreden langweilig werden. Eine Zehn-Minuten-Begrüßungsansprache zum Auftakt der Veranstaltung genügt völlig. Gibt es weitere Redner im Verlauf der Feier, z. B. Gastredner? Nach dem Kaffee und vor dem Abendessen oder vor dem Dessert sind geeig- nete Zeitpunkte für Reden. Reden sollten nicht länger als 15 Minuten dauern. Und drei insgesamt, einschließlich Begrüßungsrede, sind mehr als ausreichend.Künstler, Shows und musikalische Untermalung
Wollen Sie einen Moderator durch die Veranstaltung führen lassen? Soll einWeihnachtsmann Geschenke bringen oder ein Firmenmagier „Corporate Magic“ herbeizaubern? Brauchen Sie einen Bauch- oder Büttenredner? Sagt Ihnen eher ein Kabarettist zu? Wollen Sie eine Tombola für einen guten Zweck veranstalten? Wünschen Sie eine dezente Musikuntermalung, oder suchen Sie eine gute Sängerin oder einen Sänger? Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Informieren Sie sich im Internet über verschiedene Angebote: www.memo-media.de, www.reuther-entertainments.de, www.artist-today.de, b4event.de und www.orgteam.de. Vielleicht aber wollen auch kreative Mitarbeiter des Unternehmens das Programm bestreiten? Das ist sicher die kostengünstigste Alternative.Geschenke
Sollen Geschenke verteilt werden? Auch hierfür eignet sich gut die Zeit vor oder nach dem Dessert. Wichtig: Wenn, dann bekommen alle Gäste Geschenke, auch die externen. Wer verteilt die Geschenke? Ein Künstler? Ein Mitarbeiter?Verabschiedung
Wer spricht ein paar Worte zum offiziellen Ende der Feier? Soll die Feier inoffiziell weitergehen? Ist der Transfer für feuchtfröhliche Gäste geregelt? Wer verabschiedet die VIPs angemessen und geleitet sie hinaus, bestellt eventuell ein Taxi oder ruft einen Chauffeur? Wer trägt bei einer internen Veranstaltung die „letzte Verantwortung“? Das heißt, wer sorgt dafür, dass alle Lichter gelöscht, Geräte abgeschaltet, Kerzen ausgeblasen und Türen des Firmengebäudes sorgfältig abgeschlossen werden, wenn der letzte Gast gegangen ist?Aufräumen
Feiern Sie in der Firma, steht noch in der gleichen Nacht, spätestens aber am nächsten Morgen, die große Aufräumaktion an. Stellen Sie bereits vor der Feier einen Aufräumtrupp zusammen. Jeder hat seine feste Aufgabe. Empfehlung auch hierfür: Aufgaben und zuge- hörige Person mit Namen vorher schriftlich festlegen. Bei externen Veranstaltungen fällt dieses Problem weg.
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