Sollte ein Chef nicht ein Vorbild an Korrektheit, Perfektion und Pünktlichkeit sein? Sollte vielleicht, aber nicht jeder Chef besitzt diese Eigenschaften. Denn es gibt auch Chefs, die zwar inhaltlich einen Superjob machen, aber im Alltag chaotisch und vergesslich sind. Dieses Chaos und seine Vergesslichkeit führen häufig zu Situationen, in denen Sie als Sekretärin gefordert sind, souverän einzugreifen und einen Weg für eine optimale Cheforganisation zu finden.
Wenn auch Sie ein schwarzes Loch im Chefbüro haben, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch was Sie für eine bessere Cheforganisation tun können, obwohl Ihr Chef ständig Unterlagen verlegt, verliert oder durcheinanderbringt.
Cheforganisation: Alles eine Frage der Einstellung
Finden Sie in nur sechs Schritten die richtige Einstellung zu den Macken Ihres Chefs. Und schon klappt es mit der Cheforganisation:
- Nehmen Sie ihn als Menschen so an, wie er ist.
- Regen Sie sich nicht ständig über ihn auf.
- Nehmen Sie seine Schwächen mit Humor.
- Überlegen Sie, welche positiven Seiten er hat.
- Machen Sie sich auf gar keinen Fall selbst für Situationen verantwortlich, die durch die Schusseligkeit Ihres Chefs entstanden sind.
- Sehen Sie eventuelle Schwierigkeiten als Herausforderung und Probleme als Chance.
Überzeugen Sie ihn durch Ihre neue Cheforganisation von Ihrer Zuverlässigkeit
Wenn er Ihnen zum Beispiel immer wieder vorwirft, Sie hätten ihm bestimmte Papiere nicht rechtzeitig gegeben, bleibt Ihnen im Rahmen Ihrer neuen Cheforganisation nichts anderes übrig, als Beweise dafür zu sammeln, dass er die Unterlagen tatsächlich von Ihnen bekommen hat. Fügen Sie beispielsweise in eine Mappe mit Reiseunterlagen vorne ein Inhaltsverzeichnis ein und machen Sie sich eine Kopie davon. Auf diesem Inhaltsverzeichnis sollten Sie immer das Datum und die Uhrzeit vermerken, wann Sie Ihrem Chef die Mappe reingereicht haben.
Warum es sinnvoll sein kann, den Chef notfalls einmal auflaufen zu lassen, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch.
Der Trick in der Cheforganisation: Machen Sie die Schwächen Ihres Chefs zu Ihrer Stärke
Wenn Ihr Chef sich seiner Schwächen bewusst ist und dazu steht, kann eine optimale Cheforganisation nur gelingen, wenn Sie ihn überall dort unterstützen, wo Sie nur können. Überlegen Sie mal, was hinsichtlich Vergesslichkeit und Nachlässigkeit bei Ihrem Chef in der Vergangenheit immer wieder vorgekommen ist. Machen Sie für sich eine Liste und denken Sie darüber nach, wie den Problemen mit Ihrer Unterstützung beizukommen wäre.
Nachdem Sie Ihre Liste aufgestellt und sich Gedanken darüber gemacht haben, wo Sie bei Ihrem Chef ansetzen wollen, teilen Sie ihm das mit. Er soll schließlich wissen, wie Ihre neue Cheforganisation aussehen soll. Außerdem sind Sie auf seine Mithilfe angewiesen. Machen Sie ihm aber nur solche Vorschläge, mit denen er was anfangen kann.
Sagen Sie nicht:
"Ich weiß nie, wo Sie sind!"
Sagen Sie lieber:
"Lassen Sie uns jeden Morgen in einem kurzen Gespräch alle Ihre anstehenden Termine durchgehen, damit ich auch weiß, wo Sie sind, wenn ich Sie brauche."
Cheforganisation in der Praxis: So bringen Sie Struktur in sein Chaos
Sprechen Sie mit ihm ab, inwieweit Sie sein Chaos strukturieren dürfen. Damit er sich vorstellen kann, was Sie konkret meinen, geben Sie Beispiele: "Ich würde gerne mit Ihrem Schreibtisch beginnen und mich dann um einen von uns gemeinsam geführten Terminplaner kümmern." Sagen Sie ihm ruhig, dass Sie ihn durch Ihre geplante Cheforganisation nicht komplett umkrempeln wollen, sonder eher möchten, dass er sich mit und in Ihrer Struktur wohl fühlt.
Er wird Ihnen schon sagen, wenn er sich mit Ihrer Cheforganisation überfordert fühlt. Auf der anderen Seite wird er sich freuen, wenn ihm die Arbeit schneller von der Hand geht, weil er nicht mehr so lange suchen muss. Und er wird keine Hemmungen haben, auch mal zu sagen: "Helfen Sie mir doch bitte mal auf die Sprünge, ich finde gerade die Unterlagen zur Personalentwicklung nicht."