Damit Sie als Sekretärin/Assistentin wissen, was gemeint ist, wenn von ABC-Analyse die Rede ist, erklärt Assistenz & Sekretariat Inside Ihnen diesen Begriff.
Die ABC-Analyse wird als Controllinginstrument eingesetzt, um Planungsaktivitäten rationeller durchführen und strategisch steuern zu können.
Sie teilt Bereiche wie Material, Kunden oder Lieferanten je nach ihrer Bedeutung für den unternehmerischen Erfolg in die Kategorien A, B und C ein, die in abfallender Rangfolge die Wertigkeit darstellen.
Dies hilft, die Aktivitäten der Planung schwerpunktmäßig auf jene Bereiche zu konzentrieren, die für den Erfolg ausschlaggebend sind. Der Erfolg dabei kann sich in unterschiedlichen Bereichen bemerkbar machen. Zum Beispiel im Gewinn, in der Liquidität oder der Produktivität.
Bei der ABC-Analyse geht es um die Ermittlung der Prioritäten in den Bereichen: Produktion, Material- oder Teilebeschaffung, Zulieferer, Produktgruppen, Verkaufsgebiete und Kundengruppen.
Der Vergleich erfolgt nach Mengen und Werten. Daraus ergibt sich eine Klassifizierung in A-, B-, und CKlassen, die zukünftig eine effizientere und kostengünstigere Bearbeitung der einzelnen Klassen erlaubt.
Mit der ABC-Analyse ist es möglich:
- das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen,
- die Schwerpunkte der Rationalisierungsarbeit gezielt festzulegen,
- die Wirtschaftlichkeit zu steigern.
Die ABC-Analyse für Lieferanten
1. Aus der Finanzbuchhaltung oder der Lieferantenkartei entnehmen Sie die Umsätze pro Jahr (pro Periode, z.B. Woche, Monat, Quartal... oder auch pro Region) Ihrer Lieferanten und schreiben diese Zahlen in eine Tabelle. Dazu geben Sie alle Daten in eine Excel- Datei und sortieren sie anschließend nach Umsatzstärke.
2. In der dritten Spalte wird der Umsatz der Lieferanten in Prozent des Gesamtumsatzes berechnet.
3. In der vierten Spalte kumulieren Sie die Umsätze der Lieferanten in Prozent.
Hier ein Beispiel:
| Lieferanten | Umsatz in € | Umsatz in % | Umsatz in % kumuliert |
| 1. Köller AG | 40.000 | 10,0 | 10 |
| 2. Luhmann GmbH | 20.000 | 5,0 | 15 |
| 3. Trend-Gruppe | 106.000 | 4,0 | 19 |
| ... | |||
| ... | |||
| Jander GmbH | 400 | 0,1 | 100 |
| Summe | 400.000 | 100,0 |
Zu den A-Lieferanten gehören die Unternehmen, mit denen 75% des Umsatzes getätigt werden. Alle Lieferanten bis zum kumulierten Wert von 75% sind also A-Lieferanten.
Der Umsatz verteilt sich erfahrungsgemäß auf etwa 5% der Lieferanten, bei den B-Lieferanten sind es 20% und bei den C-Lieferanten beträgt dieser nur noch 5%.
Die ABC-Analyse zeigt also ganz besonders deutlich, mit welchen Lieferanten sich das Unternehmen besonders intensiv befassen sollte. Wenn die Einkaufsaktivitäten nur geringe Kosten verursachen, ist es sinnvoll, sich hauptsächlich mit den A-Lieferanten zu beschäftigen, denn die liefern 75 % des Gesamtumsatzes. Ausgehandelte Preisnachlässe haben damit eine besondere Bedeutung.
Die ABC-Analyse für die benötigten Materialien
Benötigte Materialien und Teile können Sie ebenfalls in einer ABC-Liste erfassen. Als Erfahrungswerte gelten auch hier 75%, 20% und 5%, und Sie sollten sich vor allem mit den A-Teilen/- Materialien befassen. Vorausgesetzt, dass Einkaufsaktivitäten und Lagerhaltung nur geringe Kosten verursachen.
Um zu wissen, welche Kosten niedrig sind, müssen Benchmarks festgelegt werden. Benchmarks sind Vergleichsgrößen oder Richtgrößen, die sich an den Besten in der Branche oder an einem Aktienindex orientieren. In vielen Unternehmen werden für die A-Teile Rahmenverträge auf Jahresbasis abgeschlossen. Die benötigten Teile werden dann nach Bedarf abgerufen.
Folgende Aktivitäten können Sie für die A-Teile einleiten:
- Führen Sie genaue Preisvergleiche bei den einzelnen Anbietern durch.
- Untersuchen Sie die Kostenstruktur ganz genau.
- Lagerkosten sollten Sie möglichst niedrig halten.
- Erstellen Sie eine peinlich genaue Marktanalyse.
- Verhandeln Sie die Preise Ihrer ATeile mit Ihrem Lieferanten.
- Disponieren Sie den Bedarf an Materialien genau.
- Führen Sie Bestandskontrollen durch.
- Planen Sie Sicherheitsbestände ein, die einen Bestellvorgang nötig machen.
- Halten Sie eine „eiserne Reserve“ ein.
- Lagern Sie kleine Abrufmengen ein.
Folgendes gilt für B-Teile:
B-Teile/Materialien sind die Teile, die nur mittlere Werte darstellen. CTeile stellen geringwertige Materialien dar. Wegen ihrer hohen Anzahl kommt ihnen dennoch eine große Bedeutung zu. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Rationalisierung und Kostensenkung für die Bestellung und die Lagerhaltung.
Maßnahmen für C-Teile könnten sein:
- Vereinfachen Sie die Bestellabwicklung durch Sammelbestellungen.
- Bitten Sie um monatliche Abrechnung.
- Vereinfachen Sie die Lagerbuchführung.
- Bestellen Sie in größeren Mengen, die bessere Preise ermöglichen.
- Vereinfachen Sie die Kontrolle der Bestände.
- Setzen Sie die Höhe der Sicherheitsbestände herauf.
Die Vorteile der ABC-Analyse:
Sie verschaffen sich Klarheit darüber, welche Bedeutung einzelne Materialien oder Lieferanten für Ihr Unternehmen haben und können darauf reagieren.
Sie können Ihre Lagerhaltung auf die Erkenntnisse der ABC-Analyse einstellen, eine intensive Kontrolle der Bestände und Reserven durchführen. Eine kostenintensive Lagerhaltung von B-, und C-Teilen können Sie vermeiden.
Beim Einkauf können Sie einzelne Angebote vermehrt vergleichen, und bei der Preisverhandlung können Sie sicherer argumentieren.
Die Konzentration auf die A-Lieferanten oder A-Materialien bedeutet nicht gleichermaßen, dass B- und CLieferanten oder Teile unwichtig sind. Die wirtschaftliche Auswirkung von Fehlentscheidungen oder von schlechten Preisen ist bei denen nicht so gravierend.
Achtung!
Die einzelnen Prozentwerte für die ABC-Kategorisierung sind nicht genau festgeschrieben. Es gibt allerdings Erfahrungswerte, die branchenspezifisch auf einzelne Geschäftsfelder anzuwenden sind.