„Mehrmals täglich bekomme ich oder bekommt mein Chef Anfragen von innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, an einer Gesprächsrunde teilzunehmen, um eine Entscheidung zu treffen“, berichtet mir Karin M., Vorstandsassistentin.
„Sicher geht es dabei in vielen Fällen um wichtige Angelegenheiten. Aber in den meisten Fällen – das haben mein Chef und ich festgestellt – sind dazu keine zeitraubenden persönlichen Besprechungen und Meetings nötig.
Es genügt, am Telefon die wichtigsten W-Fragen zu stellen.
Oft stellt sich dann heraus, dass das Thema noch unausgegoren ist oder wichtige Informationen fehlen. Auch in einer persönlichen Besprechung wären wir dann keinen Schritt weitergekommen. Wir hätten nur Zeit verloren. Die folgenden W-Fragen stelle ich bereits am Telefon:
- Worum geht es konkret?
- Warum muss jetzt dazu eine Entscheidung gefällt werden?
- Was ist das Ziel/die Konsequenz dieser Entscheidung?
- Welche Informationen brauchen wir, um die Entscheidung zu fällen? Sind diese Informationen alle parat?
Wenn alle W-Fragen zufrieden stellend beantwortet werden,
notiere ich sie, wäge die Informationen ab und treffe die Entscheidung, die ich dann per E-Mail an den Betreffenden weitergebe. Richtet sich die Anfrage an meinem Chef, lege ich ihm die Entscheidungskriterien vor, und auch er gibt sein Ergebnis per E-Mail weiter.
Es hat zwar eine Weile gedauert, bis alle Beteiligten im Unternehmen diese Vorgehensweise akzeptiert haben. Aber mittlerweile funktioniert es in den meisten Fällen sehr gut, weil diejenigen, die eine Entscheidung anfragen, von vornherein alle entscheidungsrelevanten Informationen parat haben.
Was komplexe Entscheidungen anbelangt, nimmt mein Chef sich natürlich genügend Zeit für eine Besprechung.“