„Vor einiger Zeit habe ich festgestellt, dass mein Chef Probleme hatte, seine Termine einzuhalten. Hin und wieder hat er sogar einen vergessen. Daraufhin habe ich nachgedacht, was ich anders machen könnte, damit es in Zukunft mit den Terminen wieder besser klappt“, berichtete uns Tiziana T. „Klar, ich kann nicht viel daran ändern, dass mein Chef ein so volles Terminprogramm hat. Aber auf die Verteilung der Termine kann ich Einfluss nehmen und so ein bisschen Stress puffern.
Hier meine Tipps für ein ausgewogenes Chef-Termin-Management:
- Ich versuche, nur so viele Termine wie unbedingt notwendig auf den Montag zu legen. Nach dem Wochenende ist für meinen Chef oft viel zu erledigen, sodass die Zeit für Termine knapp wird.
- Ich lege die Termine – wenn irgend möglich – in die Zeit von 10:00 Uhr bis 16:00 Uhr. Vorher und nachher braucht mein Chef eine stressfreie Zeit, um andere wichtige Aufgaben zu erledigen.
- Ich lege in die Zeit vor und nach einer Abwesenheit meines Chefs möglichst wenige Termine. Denn das kenne ich aus eigener Erfahrung: Wenn ich in Urlaub gehe, habe ich vorher noch eine Menge zu erledigen, und wenn ich wiederkomme, muss ich erst einmal das Liegengebliebene aufarbeiten.
- Ich verplane – wenn möglich – die Mittagszeit nicht, außer es handelt sich um ein ausgesprochenes Arbeitsessen. Für ein Arbeitsessen plane ich immer eine ausreichend lange Zeit ein – 1 1/2 bis 2 Stunden – um ein stressfreies Essen zu garantieren.
- Termine plane ich generell mit einer ausreichenden Pufferzeit dazwischen. Dann kommt mein Chef nicht in Stress, wenn sich einmal eine Verzögerung ergibt.
Fazit:
Voraussetzung für ein solches Terminmanagement ist natürlich, dass der Chef damit einverstanden ist. Gestresste Chefs sind aber recht dankbar, wenn ihre Assistentinnen die Termine etwas ausgewogener legen. Diese Erfahrung habe ich zumindest bei meinem Chef gemacht.“
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