Sie als Sekretärin sind häufig der erste Kontakt für die Gäste Ihres Chefs. Nutzen Sie Ihren direkten, persönlichen Kontakt zum Besucher, denn dadurch verstärken Sie dessen Bindung an Ihr Unternehmen und das kann sich beim nächsten Anruf, beim nächsten Besuch, positiv auswirken und Ihrem Chef die weitere Zusammenarbeit mit diesem Geschäftspartner erleichtern. Außerdem stärken Sie Ihre eigene Position, indem Sie sich in einem solchen Augenblick als Stellvertreterin Ihres Chefs präsentieren.
Unser Tipp: Führen Sie eine Gästekartei, in der Sie alle Besonderheiten rund um Ihre Gäste festhalten, Geburtstage, Hobbys usw. Eine Gästekartei hilft Ihnen, die nächsten Besuche perfekt vorzubereiten und lockeren Small Talk zu führen oder Ihrem Chef den kleinen Hinweis zu geben, über welches Thema er besonders gut mit dem Gast reden könnte. So könnten Sie – dank einem Vermerk in Ihrer Gästekartei - zum Beispiel einen Gast, den Sie schon kennen und der vor kurzem einen akademischen Titel erhalten haben, nun korrekt mit dem neuen Titel anreden.
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Falls Sie die erwarteten Gäste noch nicht kennen, Ihr Chef aber schon, dann fragen Sie ihn, ob Sie für diesen Besuch etwas Besonderes beachten sollen und vermerken Sie das sofort in Ihrer Gästekartei. Solche Hinweise können Ihnen für die Vorbereitung und während des Besuchs sehr nützlich sein.
Wenn Ihr Chef seine Gäste zwischendurch allein lassen muss
Es passiert manchmal gerade bei Besuchen, die mehrere Stunden dauern, dass ein Chef gezwungen ist, seine Gäste kurzfristig allein zu lassen. Sie aber sollten vorher mit Ihrem Chef besprochen haben, ob Sie den wartenden Gästen in dieser Zeit Gesellschaft leisten sollen oder nicht! Falls ja, fühlen Sie sich als Gastgeberin und starten Sie anhand der Informationen aus Ihrer Gästekartei einen Small Talk. Wenn Ihr Chef zurückkommt, können Sie dann je nach Situation einen Themenpunkt, über den Sie gesprochen haben, wiederholen, sodass Ihr Chef den Faden dort wieder aufgreifen kann. Ein kleiner Vermerk in Ihrer Gästekartei kann Ihnen für den nächsten Besuch einen Anknüpfungspunkt bieten.
Eine Gästekartei erleichtert Ihnen die Versorgung der Gäste bei längeren Besprechungen
Bleiben Gäste zu einer längeren Besprechung, bei der sie nicht absolut ungestört sein müssen, dann sollen oder wollen Sie ihnen zwischendurch vielleicht Getränke nachreichen. Da jede Störung eine Unterbrechung der Besprechung bedeutet, machen Sie Ihrem Chef vorher den Vorschlag, dass er Sie rufen soll, wenn noch etwas gebraucht wird. Stellen Sie den „Nachschub“ dann nur auf ein Sideboard, statt den Gästen nachzuschenken, um die Störung zu minimieren.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Idealerweise haben Sie in Ihrer Gästekartei oder einer Datenbank vermerkt, was Ihre Gäste bevorzugen: Tee, Kaffee, Wasser, was auch immer. Durch eine Gästekartei wären Sie die perfekte Gastgeberin und müssten nicht jedes Mal nach den Wünschen fragen. Dauert die Besprechung bis in die Mittagszeit, klären Sie vorab mit Ihrem Chef, welche Bewirtung Sie dafür vorsehen sollen. Idealerweise haben Sie Ihre Gäste bereits bei der Terminvereinbarung darüber informiert, dass sie mittags bewirtet werden.
Vorbereitung kleiner Geschenke für den Abschied
In manchen Unternehmen werden Besuchern zum Abschied kleine Präsente überreicht. Falls das auch in Ihrem Unternehmen üblich ist, fragen Sie Ihren Chef vorher, welches Präsent Sie für welchen Gast zum Abschied bereithalten sollen. Notieren Sie sich in Ihrer Gästekartei, welchem Gast Sie was überreicht haben. Hat sich ein Gast über ein Präsent besonders gefreut, machen Sie sich auch darüber einen Vermerk in Ihrer Gästekartei.
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