Als Protokollführerin haben Sie eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe: Mit Ihrem Protokoll schaffen Sie eine Arbeitsunterlage, ein Kontrollinstrument für Termine und Projektfortschritte und ein Beweisdokument für Beschlüsse und Ergebnisse. Folgende Protokollarten werden unterschieden:
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Beschluss- oder Ergebnisprotokoll
Es ist die gebräuchlichste Protokollform, mit der Sie wahrscheinlich auch als Sekretärin und Assistentin arbeiten. Hierin halten Sie die Ergebnisse einer Besprechung fest. Auch Reden und Diskussionsbeiträge müssen Sie nur im Kerninhalt zusammenfassen. Schreiben Sie im Präsens.
Beachten Sie: Beschlüsse des Besprechungsteams müssen Sie wörtlich
aufschreiben.
Mein Tipp: Lesen Sie den Anwesenden die Beschlüsse noch einmal vor, um
späteren Korrekturen vorzubeugen.
Verlaufsprotokoll
Darin zeichnet der Protokollführer den genauen Verlauf eines Gesprächs oder Vortrags in seinen wichtigen Zügen nach. Die bevorzugte Zeitform ist Präsens. Die einzelne Reden- und Diskussionsbeiträge werden in indirekter Rede wiedergegeben. Diese Protokollform ist genau wie das Wortprotokoll in der Regel für Protokolle im Unternehmensalltag zu aufwändig.
Wortprotokoll
Es gibt den exakten Wortlaut der einzelnen Beiträge wieder und wird heute meist anhand von Tonbandaufzeichnungen geschrieben.
Aktennotiz
Aktennotizen (in der Wirtschaft), Vermerke (bei Behörden) und Gesprächs- oder Telefonnotizen sind eine besondere Form der Kurzprotokolle. Sie sollen durch eine wertfreie Berichterstattung zur zuverlässigen Information beitragen und haben Beweiskraft nur für die Akten.
Ihre Merkmale:
- keine Festlegung einer Tagesordnung
- keine besonderen Anforderungen an die äußere Form
- kein festgelegter Protokollrahmen
- nicht immer Verteilung an alle Beteiligten
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Beachten Sie folgende Tipps beim Führen eines Ergebnisprotokolls:
- Notieren Sie alles in Stichpunkten und arbeiten Sie mit Abkürzungen.
- Verwenden Sie Papier mit einem breiten rechten Rand, um genügend
- Platz für Ergänzungen und Anmerkungen bei Unklarheiten zu haben.
- Klären Sie Ihre Fragen direkt im Anschluss an die Veranstaltung.
- Unterstreichen Sie wichtige Passagen. Bei Fragen können Sie so auch während des Meetings zu allen entscheidenden Inhalten zurückfinden.
Für die im Geschäftsalltag meist verwendeten Protokolltypen (Verlaufs- und Ergebnisprotokoll) gilt folgender Aufbau:
- Thema und Titel der Veranstaltung
- Ort, Datum, Zeit
- Teilnehmer und Abwesende
- Tagesordnungspunkte (TOPs)
- Verteiler
- Protokollant
- Unterschrift des Protokollanten und des Sitzungsleiters
Wichtig: Beachten Sie, dass Sie Inhalte sachlich ohne subjektive Interpretation und ohne persönlichen Kommentar wiedergeben. Werden Anlagen beigefügt, müssen Sie diese genau benennen. Durch Ihre Unterschrift besiegeln Sie als Protokollantin die Echtheit der Urheberschaft und die Gültigkeit des Protokolls.
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