„Der Büromitteleinkauf und die -verwaltung läuft bei uns über mein Sekretariat“, berichtet mir die Sekretärin Alina K. „So organisiere ich diese Aufgabe:
1. Ich erfasse die Lieferscheine eines Jahres von allen Unternehmensbereichen und gebe sie in eine Datenbank ein. Die Jahresmenge teile ich durch zwölf, um den monatlichen Bedarf zu ermitteln. Eine monatliche Bestellung ist am besten, zeigt die Erfahrung.
2. Die Büromittel sind in Schubkästen in einer großen Schrankwand im Nebenraum gelagert. Jeden Schubkasten habe ich mit Artikelnummer und -bezeichnung beschriftet. In einer Übersichtsliste sehen die Mitarbeiter, wo sich welcher Artikel befindet.
3. Für jeden Artikel gibt es eine Lagerkarte. Diese enthält die Angaben über die Artikelnummer und -bezeichnung sowie die übliche Bestellmenge. Die Lagerkarten liegen in den Schubkästen jeweils so bei den Artikeln, dass die Mitarbeiter darauf stoßen, wenn der Vorrat zur Neige geht. Derjenige, der auf die Karte stößt, gibt sie an mich weiter. Bis zur nächsten Lieferung ist dann noch genug Material vorhanden.
4. Das Nachbestellen ist jetzt kinderleicht. Die einzelnen Artikel habe ich in meiner Datenbank festgehalten. Einmal im Monat setze ich mich mit den Karten, die ich von den Mitarbeitern erhalten habe, an den PC. Nun markiere ich die zu bestellenden Artikel über die Funktion ,Suchen/ Ersetzen’ mit einem Kreuzchen in meiner Datenbank, sodass nur diese in einem vorgefertigten Bericht als Bestellung gedruckt werden.“